Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), des VDIV-Branchenbarometers 2025 und öffentlich zugänglicher Quellen erstellt.
Auf einen Blick
- In Deutschland gibt es rund 22.000 aktive Hausverwaltungen, doch 57 % haben bereits unrentable Mandate aufgegeben (VDIV 2025). Die Suche erfordert daher einen strukturierten Ansatz.
- WEGs mit 3 oder mehr Eigentümern haben seit Dezember 2023 Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG. Dieses Kriterium sollte bei der Auswahl Pflicht sein.
- Neben dem Honorar entscheiden der Betreuungsschlüssel, die Erreichbarkeit und die Transparenz bei Finanzen und Dokumenten über die langfristige Zufriedenheit.
- Matera verwaltet über 10.000 Wohneinheiten in Deutschland mit persönlichen, zertifizierten Verwaltern vor Ort in sieben Großstädten und bietet zusätzlich eine unterstützte Selbstverwaltung bundesweit an.
Eine passende Hausverwaltung für die eigene WEG zu finden, ist schwieriger geworden. Rund 22.000 aktive Hausverwaltungen gibt es in Deutschland, Tendenz sinkend (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de). Gleichzeitig haben 57 % der Verwaltungen bereits unrentable Mandate aufgegeben. Gerade kleinere WEGs haben es zunehmend schwer, überhaupt einen professionellen Verwalter zu finden. Dieser Ratgeber erklärt systematisch, wo WEGs suchen, welche Kriterien bei der Auswahl entscheidend sind und wie die Bestellung auf der Eigentümerversammlung rechtssicher abläuft.
Was eine WEG-Hausverwaltung leistet
Eine WEG-Hausverwaltung übernimmt die kaufmännische, technische und rechtliche Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dazu gehören die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die Verwaltung der Gemeinschaftsfinanzen, die Organisation von Instandhaltungsmaßnahmen, die Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung und die rechtliche Vertretung der Gemeinschaft nach außen.
Die gesetzliche Grundlage bildet §19 WEG, der die ordnungsgemäße Verwaltung als Maßstab definiert. Seit der WEG-Reform 2020 haben Eigentümergemeinschaften mit drei oder mehr Mitgliedern außerdem Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG. Die IHK-Zertifizierung stellt sicher, dass der Verwalter über geprüfte kaufmännische, rechtliche und technische Kenntnisse verfügt.
Wo WEGs eine Hausverwaltung finden
Die Suche nach einer Hausverwaltung kann über verschiedene Kanäle erfolgen. Jeder hat Vor- und Nachteile, die von der Größe der WEG und dem regionalen Angebot abhängen.
Der VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland) bietet auf seiner Website eine Verwaltersuche an, die nach Postleitzahl gefiltert werden kann. Auch die IHK-Verwalterverzeichnisse können als Ausgangspunkt dienen, insbesondere wenn die Zertifizierung nach §26a WEG ein hartes Kriterium ist.
Vermittlungsportale wie HausverwalterScout oder Deutsche Hausverwalter arbeiten nach dem Prinzip, dass die WEG ihre Anforderungen eingibt und passende Anbieter Angebote abgeben. Das spart Zeit, schränkt die Auswahl aber auf die registrierten Verwaltungen ein. Der Branchendurchschnitt für WEG-Verwaltung liegt bei 27,37 bis 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat bei Neuverträgen (CRES Verwalterentgelt-Studie 2025, ivd.net).
Die wichtigsten Auswahlkriterien
Die Wahl der Hausverwaltung hat direkte Auswirkungen auf die Finanzen, den Erhalt der Immobilie und das Zusammenleben in der WEG. Wer nur auf den Preis schaut, riskiert versteckte Kosten und mangelnde Betreuung. Die folgenden Kriterien helfen bei einer fundierten Entscheidung.
Zertifizierung und Qualifikation
Seit Dezember 2023 haben WEGs ab drei Eigentümern Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG. Die IHK-Prüfung umfasst kaufmännische, rechtliche und technische Grundlagen der WEG-Verwaltung. Verwaltungen, die zusätzlich VDIV-Mitglied sind, unterliegen einem brancheninternen Qualitätskodex.
Betreuungsschlüssel
Der Betreuungsschlüssel gibt an, wie viele WEGs oder Einheiten ein einzelner Verwalter betreut. Der Branchendurchschnitt liegt bei einem Verwalter pro 80 Einheiten (bestehausverwaltung.com). Spezialisierte Anbieter arbeiten mit einem Schlüssel von 1:25 bis 1:40. Ein niedriger Betreuungsschlüssel bedeutet mehr Zeit pro WEG, schnellere Reaktionszeiten und eine persönlichere Betreuung.
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Die Erreichbarkeit der Verwaltung ist für viele Eigentümer das wichtigste Kriterium. 34 % der WEG-Eigentümer nennen die Verwaltersuche als größte Herausforderung, 36 % klagen über langsame Reaktionszeiten (Matera-Newsletter-Umfrage, März 2025 bzw. November 2025). Eine gute Verwaltung bietet feste Bürozeiten, eine garantierte Reaktionszeit und einen persönlichen Ansprechpartner.
Transparenz bei Finanzen und Dokumenten
Eigentümer sollten jederzeit Zugang zu Kontoständen, Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen, Beschlüssen und Verträgen haben. Verwaltungen, die ein Kundenportal mit Echtzeitdaten anbieten, schaffen Vertrauen und reduzieren Rückfragen. Laut VDIV setzen bisher nur rund 20 % der Hausverwaltungen KI-gestützte Prozesse ein (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de).
Leistungsumfang und Sonderkosten
Der Verwaltervertrag sollte klar definieren, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche zusätzlich berechnet werden. Typische Sonderleistungen, die extra kosten, sind außerordentliche Eigentümerversammlungen, Baubegleitung und -überwachung, Mahnwesen bei Hausgeld-Rückständen und die Bearbeitung von Versicherungsschäden. Sonderleistungen können die Grundgebühr um 30-50 % erhöhen.
Zeitplan: Wann mit der Suche beginnen?
Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung sollte frühzeitig beginnen. In einem Markt, in dem gute Verwaltungen ausgelastet sind, vergehen von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Bestellung auf der ETV oft drei bis vier Monate. Der folgende Zeitplan dient als Orientierung.
Wer parallel zur Suche einen bestehenden Verwalter abberufen möchte, sollte beide Prozesse koordinieren. Ein ausführlicher Leitfaden zum Verwalterwechsel erklärt den vollständigen Ablauf mit allen rechtlichen Schritten.
So vergleichen WEGs Angebote richtig
Es empfiehlt sich, mindestens drei Angebote einzuholen. Damit die Angebote vergleichbar sind, sollte die WEG einen einheitlichen Anforderungskatalog erstellen und allen Anbietern dieselben Informationen zur Verfügung stellen: Anzahl der Einheiten, Baujahr, anstehende Sanierungen, besondere Herausforderungen und die aktuelle Vertragssituation.
Die Angebote sollten nach einem einheitlichen Schema bewertet werden. Eine Bewertungstabelle hilft, objektiv zu vergleichen:
Die Gewichtung kann je nach Priorität der WEG angepasst werden. Für WEGs mit anstehenden Sanierungen ist die bautechnische Kompetenz wichtiger als für Gemeinschaften ohne größeren Investitionsbedarf.
Die Bestellung auf der Eigentümerversammlung
Die Bestellung eines neuen Verwalters muss auf einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Dafür reicht die einfache Mehrheit der anwesenden und vertretenen Stimmen (§26 WEG). Die Einladung zur ETV muss mindestens drei Wochen vorher in Textform versandt werden und den Tagesordnungspunkt „Bestellung eines neuen Verwalters" klar benennen.
Falls die WEG gleichzeitig den bisherigen Verwalter abberufen und einen neuen bestellen möchte, müssen vier separate Beschlüsse gefasst werden: Abberufung des bisherigen Verwalters, Beendigung des Verwaltervertrags, Bestellung des neuen Verwalters und Genehmigung des neuen Verwaltervertrags.
Es empfiehlt sich, den Eigentümern vor der ETV die eingeholten Angebote und eine Empfehlung des Beirats zuzusenden. So können sich alle Beteiligten vorbereiten, und die Eigentümerversammlung verläuft effizienter.
Sonderfälle bei der Verwaltersuche
WEG ohne Verwalter (verwalterlos)
Wenn eine WEG keinen Verwalter hat, sei es nach einer Abberufung oder weil der Verwalter das Mandat niedergelegt hat, übernimmt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Verwaltung vorübergehend selbst. In dieser Phase kann kein Wirtschaftsplan erstellt und keine Jahresabrechnung aufgestellt werden. Der Verwaltungsbeirat oder ein ermächtigter Eigentümer kann eine ETV einberufen, um einen neuen Verwalter zu bestellen.
Kleine WEGs unter 10 Einheiten
Viele Verwaltungen lehnen Mandate für kleine WEGs ab, weil der Verwaltungsaufwand im Verhältnis zum Honorar zu hoch ist. Für kleine Gemeinschaften bietet sich die unterstützte Selbstverwaltung als Alternative an: Ein engagierter Miteigentümer übernimmt das Verwalteramt und wird durch eine Plattform mit Buchhaltungstools, Dokumentenmanagement und einem Expertenteam unterstützt. Diese Lösung ist bundesweit verfügbar und besonders für WEGs mit 2 bis 15 Einheiten geeignet.
WEGs mit speziellen Anforderungen
Denkmalgeschützte Gebäude, große WEGs ab 50 Einheiten oder Gemeinschaften mit Gewerbeanteil benötigen Verwaltungen mit spezifischer Expertise. Hier lohnt es sich, gezielt nach Referenzen für vergleichbare Objekte zu fragen und den Betreuungsschlüssel besonders kritisch zu prüfen.
Matera als Hausverwaltung für WEGs
Matera bietet WEGs zwei Betreuungsmodelle an, die unterschiedliche Bedürfnisse abdecken. Die Vollverwaltung stellt jeder WEG einen persönlichen, zertifizierten Hausverwalter nach §26a WEG zur Seite, der vor Ort in der Region der WEG arbeitet. Im Rücken hat dieser Verwalter ein Team aus über 70 festangestellten Experten (Juristen, Buchhalter, Bauexperten). Die garantierte Reaktionszeit liegt bei maximal 48 Stunden. Die Vollverwaltung ist in Berlin, Hamburg, Köln, München, Frankfurt am Main und Stuttgart verfügbar.
Für WEGs, die ihre Verwaltung selbst organisieren möchten, gibt es die unterstützte Selbstverwaltung. Eigentümer verwalten ihre WEG eigenständig und nutzen dafür eine Plattform mit integriertem WEG-Zahlungskonto, automatisierter Buchhaltung, Dokumentenarchiv und einem Handwerkerverzeichnis mit über 1.000 geprüften Kontakten. Das Expertenteam steht bei rechtlichen, buchhalterischen und bautechnischen Fragen zur Verfügung. Dieses Modell ist bundesweit verfügbar und eignet sich für WEGs mit 2 bis 15 Einheiten.
Matera verwaltet über 10.000 Wohneinheiten in Deutschland und erhält auf Google durchschnittlich 4,4 von 5 Sternen bei über 125 Bewertungen. Auf Trustpilot liegt die Bewertung bei 4,0 bis 4,1 von 5 Sternen bei über 1.100 Bewertungen (Stand: April 2026). Weitere Informationen zu Kundenerfahrungen finden sich im Erfahrungsbericht zu Matera.
Checkliste: Hausverwaltung finden
Fazit
Die Suche nach einer passenden Hausverwaltung erfordert einen strukturierten Ansatz: Anforderungen definieren, mehrere Angebote einholen, nach einheitlichen Kriterien vergleichen und die Bestellung auf einer ordentlichen Eigentümerversammlung beschließen. Neben dem Preis sollten Zertifizierung, Betreuungsschlüssel, Erreichbarkeit und Transparenz bei Finanzen und Dokumenten im Vordergrund stehen. Anbieter wie Matera, die einen persönlichen Verwalter vor Ort mit einem spezialisierten Expertenteam verbinden, bieten WEGs eine professionelle Alternative in einem zunehmend angespannten Verwaltermarkt. Einen Überblick über weitere Anbieter bietet der Vergleich der besten Hausverwaltungen in Deutschland.
FAQ: Häufige Fragen zur Verwaltersuche
Wie finde ich eine gute Hausverwaltung für meine WEG?
Holen Sie mindestens drei Angebote über verschiedene Kanäle ein: VDIV-Verwaltersuche, Vermittlungsportale und direkte Empfehlungen anderer WEGs. Achten Sie auf die IHK-Zertifizierung nach §26a WEG, den Betreuungsschlüssel (ideal: unter 1:40) und eine garantierte Reaktionszeit. Vergleichen Sie die Angebote nicht nur nach dem Grundhonorar, sondern auch nach den Kosten für Sonderleistungen.
Was kostet eine WEG-Hausverwaltung pro Monat?
Die Grundgebühr für eine WEG-Verwaltung liegt bundesweit zwischen 27,37 und 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat bei Neuverträgen (CRES Verwalterentgelt-Studie 2025, ivd.net). In Großstädten wie München, Frankfurt oder Stuttgart liegen die Kosten häufig über dem Bundesdurchschnitt. Sonderleistungen wie außerordentliche ETVs oder Bauüberwachung kommen hinzu.
Wie viele Angebote sollte eine WEG einholen?
Mindestens drei Angebote sind empfehlenswert. Erstellen Sie einen einheitlichen Anforderungskatalog und senden Sie ihn an alle Anbieter, damit die Angebote vergleichbar sind. Bewerten Sie die Angebote nach einem gewichteten Schema mit Kriterien wie Honorar, Betreuungsschlüssel, Zertifizierung und Erreichbarkeit.
Was tun, wenn keine Hausverwaltung das Mandat übernehmen will?
Gerade kleine WEGs unter 10 Einheiten haben es schwer, einen Verwalter zu finden. Alternativen sind die unterstützte Selbstverwaltung, bei der ein Miteigentümer das Verwalteramt übernimmt und durch eine Plattform mit Expertenteam unterstützt wird. Eine weitere Option sind überregionale Anbieter, die auch kleinere Mandate betreuen.
Wer entscheidet über die Auswahl der neuen Hausverwaltung?
Die Bestellung eines neuen Verwalters muss auf einer Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen werden (§26 WEG). Der Verwaltungsbeirat bereitet die Auswahl in der Regel vor und gibt eine Empfehlung ab. Die endgültige Entscheidung liegt bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Kann eine WEG die Hausverwaltung auch per Umlaufbeschluss bestellen?
Grundsätzlich ja, allerdings erfordert ein klassischer Umlaufbeschluss Allstimmigkeit (§23 Abs. 3 WEG). Hat die WEG zuvor einen Grundlagenbeschluss zur vereinfachten Beschlussfassung gefasst, reicht auch beim Umlaufbeschluss die einfache Mehrheit. In der Praxis wird die Verwalterbestellung meist auf einer Eigentümerversammlung beschlossen.
Worauf sollte man beim Verwaltervertrag achten?
Der Verwaltervertrag sollte Laufzeit, Kündigungsfristen, das genaue Leistungsspektrum und die Vergütung klar regeln. Achten Sie darauf, dass Sonderleistungen und deren Kosten einzeln aufgeführt sind. Vertragslaufzeiten von maximal zwei bis drei Jahren mit einer Kündigungsfrist von drei bis sechs Monaten sind üblich. Mehr dazu im Ratgeber zum Verwaltervertrag.
