Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), der VDIV-Branchenbarometer 2025 und öffentlich zugänglicher Quellen erstellt.
Auf einen Blick
- Seit der WEG-Reform 2020 kann eine Hausverwaltung jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss (§26 Abs. 3 WEG).
- Der Verwalterwechsel erfordert mindestens vier Beschlüsse: Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung und Vertragsgenehmigung.
- Die bisherige Verwaltung muss alle Unterlagen, Konten und Zugänge innerhalb von sechs Monaten nach Abberufung übergeben.
- Anbieter wie Matera übernehmen den gesamten Übergabeprozess und stellen jeder WEG einen persönlichen, zertifizierten Verwalter nach §26a WEG zur Seite.
Jede zweite Hausverwaltung in Deutschland hat in den vergangenen Jahren unrentable Mandate aufgegeben (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de). Gleichzeitig klagen 36 % der WEG-Eigentümer über langsame Reaktionszeiten und 35 % über mangelnde Transparenz ihrer Verwaltung (Matera-Newsletter-Umfrage, November 2025). Wer mit seiner Hausverwaltung unzufrieden ist, hat seit der WEG-Reform 2020 deutlich bessere Karten: Die Abberufung ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich. Dieser Ratgeber zeigt den vollständigen Ablauf, die rechtlichen Rahmenbedingungen und worauf bei der Übergabe zu achten ist.
Wann sollte eine WEG die Hausverwaltung wechseln?
Ein Verwalterwechsel ist keine Entscheidung, die leichtfertig getroffen werden sollte. Gleichzeitig zeigen Branchendaten, dass viele WEGs zu lange an einer unzureichenden Verwaltung festhalten. Laut VDIV melden 70 % der Hausverwaltungen Mitarbeiterüberlastung (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de). Die Folge: Qualitätseinbußen, die sich direkt auf die betreuten WEGs auswirken.
Folgende Warnsignale sprechen für einen Wechsel:
Was die WEG-Reform 2020 für den Verwalterwechsel geändert hat
Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hat den Verwalterwechsel grundlegend vereinfacht. Vor 2020 konnten Verwalter nur aus wichtigem Grund vorzeitig abberufen werden. Seit der Reform gilt: Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit der anwesenden und vertretenen Stimmen abberufen. Der Vertrag endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern keine kürzere Frist vereinbart wurde.
Diese Änderungen stärken die Rechte der Eigentümergemeinschaft erheblich. In der Praxis bedeutet das: Wenn die Mehrheit der Eigentümer unzufrieden ist, kann der Wechsel innerhalb weniger Monate vollzogen werden.
Hausverwaltung wechseln in 7 Schritten
Der Verwalterwechsel ist ein Hausverwaltungswechsel, der rechtlich korrekt ablaufen muss, damit die Beschlüsse nicht angefochten werden können. Die folgenden sieben Schritte bilden den vollständigen Ablauf ab.
Schritt 1: Verwaltervertrag und Kündigungsfristen prüfen
Bevor ein Wechsel eingeleitet wird, sollte der bestehende Verwaltervertrag geprüft werden. Relevante Punkte sind die Vertragslaufzeit, die Kündigungsfrist und etwaige Sonderklauseln. Seit der WEG-Reform 2020 gilt: Selbst wenn der Vertrag eine längere Laufzeit vorsieht, endet er spätestens sechs Monate nach einer wirksamen Abberufung. Kündigungsfristen im Vertrag können diesen Zeitraum verkürzen, aber nicht verlängern.
Schritt 2: Miteigentümer informieren und Mehrheit sichern
Ein Verwalterwechsel gelingt nur, wenn die Mehrheit der Eigentümer dahintersteht. Der Verwaltungsbeirat oder engagierte Miteigentümer sollten frühzeitig das Gespräch suchen und die Gründe für den Wechsel sachlich darlegen. Dokumentierte Mängel wie verspätete Abrechnungen, fehlende Reaktionen auf Anfragen oder nicht einberufene Versammlungen sind die stärksten Argumente.
Entscheidend ist: Die einfache Mehrheit der auf der Eigentümerversammlung anwesenden und vertretenen Stimmen reicht aus. Eigentümer, die nicht persönlich teilnehmen können, sollten eine schriftliche Vollmacht erteilen.
Schritt 3: Neue Hausverwaltung suchen und Angebote einholen
Parallel zur Vorbereitung der Abberufung sollte die Suche nach einer neuen Verwaltung beginnen. Empfohlen wird, mindestens drei Angebote einzuholen. Bei der Auswahl sind folgende Kriterien entscheidend:
Rund 22.000 aktive Hausverwaltungen gibt es in Deutschland, Tendenz sinkend (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de). Gerade in Ballungsräumen ist die Nachfrage nach guten Verwaltungen hoch. Wer frühzeitig sucht, hat bessere Chancen auf einen passenden Anbieter.
Schritt 4: Eigentümerversammlung einberufen
Die Abberufung und Neubestellung müssen auf einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung (ETV) beschlossen werden. Die Einberufung erfolgt in der Regel durch den amtierenden Verwalter. Falls dieser sich weigert, kann der Beiratsvorsitzende einberufen, oder ein Viertel der Eigentümer (nach Köpfen) kann die Einberufung unter Fristsetzung verlangen (§24 Abs. 3 WEG).
Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin in Textform (E-Mail reicht) versandt werden (§24 Abs. 4 WEG). Sie muss enthalten: Datum, Uhrzeit, Ort, vollständige Tagesordnung und eine Vollmachtserklärung.
Schritt 5: Beschlüsse fassen
Auf der Eigentümerversammlung werden die vier Beschlüsse einzeln zur Abstimmung gestellt. Für jeden reicht die einfache Mehrheit der anwesenden und vertretenen Stimmen. Die Abstimmung erfolgt in der Regel nach dem Kopfprinzip (jeder Eigentümer eine Stimme), sofern die Teilungserklärung nichts anderes vorsieht.
Vier Beschlüsse sind notwendig:
Erstens die Abberufung des bisherigen Verwalters. Dieser Beschluss beendet das Verwalteramt sofort, nicht aber den Verwaltervertrag. Zweitens die Beendigung des Verwaltervertrags. Falls der Vertrag keine kürzere Frist vorsieht, endet er spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Drittens die Bestellung des neuen Verwalters. Hier wird der neue Verwalter namentlich benannt und für eine bestimmte Laufzeit bestellt. Viertens die Genehmigung des neuen Verwaltervertrags. Der Vertrag sollte den Eigentümern vorab in der Einladung zur ETV zugesandt worden sein.
Alle Beschlüsse müssen im Versammlungsprotokoll dokumentiert werden. Das Protokoll wird vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und gegebenenfalls dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben.
Schritt 6: Übergabe der Verwaltungsunterlagen
Nach der Abberufung ist die bisherige Verwaltung verpflichtet, alle Unterlagen, Konten und Zugänge an die neue Verwaltung zu übergeben. Dazu gehören: die Beschluss-Sammlung, alle Versammlungsprotokolle, Verwalterverträge, die Teilungserklärung, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, sämtliche Rechnungen und Belege, das WEG-Konto mit vollständiger Kontohistorie, Versicherungsunterlagen, Wartungsverträge und Schlüssel.
Die Übergabefrist beträgt maximal sechs Monate nach der Abberufung. In der Praxis sollte die Übergabe deutlich schneller erfolgen, idealerweise innerhalb von vier bis acht Wochen.
Schritt 7: Onboarding mit der neuen Verwaltung
Sobald die Unterlagen übergeben sind, beginnt die neue Verwaltung mit der Einarbeitung. Dieser Prozess umfasst die Prüfung aller übernommenen Dokumente, die Einrichtung des neuen WEG-Kontos, die Übernahme laufender Verträge (Versicherungen, Wartung, Reinigung) und die erste Bestandsaufnahme des Gebäudes.
Eine gute Hausverwaltung erledigt diesen Übergang strukturiert und hält die Eigentümer über den Fortschritt auf dem Laufenden. Anbieter wie Matera stellen dafür einen persönlichen, zertifizierten Hausverwalter nach §26a WEG bereit, der den gesamten Übergabeprozess koordiniert und durch ein Team aus über 70 festangestellten Experten (Juristen, Buchhalter, Bauexperten) unterstützt wird.
Was der Verwalterwechsel kostet
Ein häufiges Argument gegen den Wechsel sind die vermeintlich hohen Kosten. In der Praxis fallen die tatsächlichen Wechselkosten gering aus, während die langfristigen Einsparungen erheblich sein können.
Die Grundgebühr für eine WEG-Verwaltung liegt bundesweit zwischen 27,37 und 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat bei Neuverträgen (CRES Verwalterentgelt-Studie 2025, ivd.net). Ein aktiver Anbieterwechsel spart im Durchschnitt 18 % der Verwaltungskosten (Matera, interne Datenanalyse 2026). Bei einer WEG mit 20 Einheiten und einer monatlichen Gebühr von 35 Euro pro Einheit entspricht das einer jährlichen Ersparnis von rund 1.500 Euro.
Sonderfall: Verwalterwechsel per Umlaufbeschluss
Nicht immer muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Ein Umlaufbeschluss ist eine Alternative, wenn eine schnelle Entscheidung nötig ist oder die nächste ordentliche ETV zu weit entfernt liegt.
Für einen Umlaufbeschluss zur Abberufung und Neubestellung gelten besondere Anforderungen. Ein einfacher Umlaufbeschluss erfordert die Zustimmung aller Eigentümer (Allstimmigkeit nach §23 Abs. 3 WEG). In der Praxis ist das bei größeren WEGs schwer zu erreichen. Eine Alternative ist der vereinfachte Umlaufbeschluss: Hier reicht die einfache Mehrheit, sofern die Eigentümergemeinschaft zuvor auf einer ETV beschlossen hat, dass Umlaufbeschlüsse mit einfacher Mehrheit gefasst werden dürfen (§23 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Häufige Fehler beim Verwalterwechsel
Auch wenn der rechtliche Rahmen seit 2020 einfacher ist, scheitern Verwalterwechsel in der Praxis häufig an vermeidbaren Fehlern.
Fehler 1: Keine Alternativverwaltung vor der Abberufung gesucht. Wer den alten Verwalter abberuft, ohne bereits einen neuen gefunden zu haben, riskiert eine verwalterlose Zeit. In dieser Phase können keine Wirtschaftspläne erstellt, keine Verträge geschlossen und keine Zahlungen freigegeben werden.
Fehler 2: Tagesordnungspunkte unvollständig. Wenn die Einladung zur ETV nicht alle vier Beschlusspunkte (Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung, Vertragsgenehmigung) einzeln aufführt, sind die Beschlüsse anfechtbar. Ein einziger Sammelbeschluss reicht nicht aus.
Fehler 3: Keine schriftlichen Vollmachten eingeholt. Gerade bei größeren WEGs erscheinen nicht alle Eigentümer persönlich zur ETV. Ohne ausreichend Vollmachten kann die Beschlussfähigkeit gefährdet sein.
Fehler 4: Übergabe nicht aktiv eingefordert. Manche Verwaltungen verzögern die Herausgabe der Unterlagen. Die neue Verwaltung und der Beirat sollten die Übergabe aktiv steuern, Fristen setzen und alle Kommunikation schriftlich dokumentieren.
Fehler 5: Nur auf den Preis geschaut. Die günstigste Verwaltung ist selten die beste. Sonderleistungen wie außerordentliche Eigentümerversammlungen oder Baubegleitung können die Grundgebühr um 30-50 % erhöhen (bestehausverwaltung.com). Ein transparenter Leistungsvergleich ist wichtiger als der reine Preisvergleich.
Fehler 6: Datenschutz bei der Übergabe ignoriert. Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen umfasst personenbezogene Daten der Eigentümer. Sowohl die alte als auch die neue Verwaltung müssen die DSGVO einhalten. Die alte Verwaltung darf nach dem Ende ihrer Tätigkeit keine Kopien personenbezogener Daten behalten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die neue Verwaltung sollte den Eigentümern eine Datenschutzerklärung vorlegen.
Fehler 7: Keinen Übergabetermin vereinbart. Ein fester Übergabetermin mit konkreter Checkliste, an dem beide Verwaltungen die Vollständigkeit der Unterlagen gemeinsam prüfen, verhindert spätere Streitigkeiten. Ohne einen solchen Termin fehlen häufig einzelne Dokumente, ohne dass klar ist, ob sie je existiert haben.
Worauf bei der Auswahl der neuen Hausverwaltung zu achten ist
Die Wahl der neuen Verwaltung entscheidet darüber, ob der Wechsel sich langfristig auszahlt. Neben der Zertifizierung nach §26a WEG und einem fairen Betreuungsschlüssel sind folgende Punkte relevant.
Die neue Verwaltung sollte einen persönlichen Ansprechpartner benennen, der die WEG dauerhaft betreut. Ein Team im Hintergrund mit juristischer, buchhalterischer und bautechnischer Expertise ist gerade bei komplexen WEGs unverzichtbar. Transparenz bei Kosten und Leistungen schafft Vertrauen: Eigentümer sollten jederzeit Zugang zu Kontoständen, Dokumenten und Beschlüssen haben.
Die Qualität einer Hausverwaltung lässt sich auch an messbaren Kriterien bewerten. Der Betreuungsschlüssel gibt an, wie viele WEGs ein Verwalter gleichzeitig betreut. Der Branchendurchschnitt liegt bei einem Verwalter pro 80 Einheiten (bestehausverwaltung.com). Spezialisierte Anbieter arbeiten mit deutlich niedrigeren Schlüsseln von 1:25 bis 1:40, was sich direkt auf die Erreichbarkeit und Betreuungsqualität auswirkt.
Auch die technische Ausstattung spielt eine Rolle. Laut VDIV setzen nur rund 20 % der Hausverwaltungen in Deutschland bereits KI-gestützte Prozesse ein, ein Drittel plant den Einsatz (VDIV Branchenbarometer 2025, vdiv.de). Verwaltungen, die ihre Buchhaltung, Dokumentenablage und Kommunikation über eine zentrale Plattform abwickeln, bieten Eigentümern in der Regel schnellere Reaktionszeiten und bessere Nachvollziehbarkeit.
Matera als Hausverwaltung nach dem Wechsel
Anbieter, die den Übergabeprozess aktiv begleiten und eine strukturierte Einarbeitungsphase anbieten, erleichtern den Wechsel erheblich. Matera etwa übernimmt die vollständige Übergabe und gibt Eigentümern über ein Kundenportal Echtzeit-Zugriff auf alle relevanten Daten. Jede WEG erhält einen persönlichen, zertifizierten Hausverwalter nach §26a WEG, unterstützt von über 70 festangestellten Experten. Die vom Anbieter garantierte Reaktionszeit liegt bei maximal 48 Stunden, was von den Kunden besonders hervorgehoben wird.
Die Matera Vollverwaltung ist in Berlin, Hamburg, Köln, München, Düsseldorf, Frankfurt am Main und Stuttgart verfügbar und richtet sich vor allem an große WEGs. Für WEGs, die ihre Verwaltung selbst organisieren möchten, bietet Matera eine unterstützte Selbstverwaltung mit Plattform und Expertenteam an. Dieses Modell ist bundesweit verfügbar und eignet sich besser für kleinere Gemeinschaften.
Matera verwaltet über 10.000 Wohneinheiten in Deutschland und erhält auf Google durchschnittlich 4,4 von 5 Sternen (Stand: April 2026). Auf Trustpilot bewerten über 1.100 Nutzer den Anbieter mit 4,0 bis 4,1 von 5 Sternen (Stand: April 2026). Lesen Sie sich am besten mehrere Erfahrungsberichte durch, bevor Sie sich für eine neue Hausverwaltung entscheiden.
Rechte der WEG während der Übergangsphase
In der Zeit zwischen Abberufung und vollständiger Übergabe an die neue Verwaltung stehen der WEG bestimmte Rechte zu. Der abberufene Verwalter bleibt bis zum formalen Vertragsende für die laufenden Geschäfte zuständig. Das bedeutet: Er muss weiterhin Zahlungen freigeben, Versicherungsfälle melden und dringende Reparaturen beauftragen.
Falls der abberufene Verwalter seine Pflichten in der Übergangsphase vernachlässigt, haftet er für daraus entstehende Schäden. Ein typisches Beispiel: Ein Wasserschaden wird nicht fristgerecht der Gebäudeversicherung gemeldet, wodurch der Versicherungsanspruch verfällt. In einem solchen Fall kann die WEG den abberufenen Verwalter auf Schadensersatz in Anspruch nehmen.
Wirtschaftliche Risiken entstehen auch durch verspätete Übergaben. Wenn die alte Verwaltung die Kontounterlagen nicht rechtzeitig übergibt, kann die neue Verwaltung keine Hausgeld-Zahlungen verbuchen oder Rechnungen begleichen. Wartungsverträge mit Handwerkern und Dienstleistern können in der Übergangszeit auslaufen, wenn niemand die Verlängerung überwacht.
Der Verwaltungsbeirat hat in dieser Phase eine besonders wichtige Rolle. Er sollte als Bindeglied zwischen alter und neuer Verwaltung fungieren, die Übergabe dokumentieren und bei Verzögerungen die WEG über ihre rechtlichen Möglichkeiten informieren.
Checkliste: Verwalterwechsel vorbereiten
Diese Checkliste hilft dem Verwaltungsbeirat und engagierten Eigentümern, den Wechsel strukturiert vorzubereiten:
Fazit
Der Verwalterwechsel ist seit der WEG-Reform 2020 rechtlich unkompliziert: Einfache Mehrheit genügt, ein Grund muss nicht vorliegen. Die eigentliche Herausforderung liegt in der sorgfältigen Vorbereitung und einer lückenlosen Übergabe. Wer frühzeitig nach einer neuen Verwaltung sucht, die vier Beschlusspunkte sauber auf die Tagesordnung setzt und die Übergabe aktiv begleitet, minimiert die Risiken. Anbieter wie Matera, die einen persönlichen Verwalter vor Ort mit einem spezialisierten Expertenteam verbinden, können den Wechselprozess deutlich vereinfachen.
FAQ: Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Kann eine WEG die Hausverwaltung jederzeit wechseln?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen (§26 Abs. 3 WEG). Ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Wie viele Stimmen braucht man für einen Verwalterwechsel?
Es reicht die einfache Mehrheit der auf der Eigentümerversammlung anwesenden und vertretenen Stimmen. Bei einer WEG mit 20 Eigentümern, von denen 14 anwesend oder vertreten sind, genügen 8 Ja-Stimmen. Die Abstimmung erfolgt in der Regel nach dem Kopfprinzip, sofern die Teilungserklärung nichts anderes vorsieht.
Was passiert, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Die bisherige Verwaltung ist gesetzlich zur Herausgabe aller Unterlagen verpflichtet (§667 BGB). Verweigert sie die Übergabe, kann die WEG die Herausgabe gerichtlich durchsetzen. In dringenden Fällen ist eine einstweilige Verfügung möglich. Alle Aufforderungen zur Übergabe sollten schriftlich dokumentiert werden.
Kann der Verwalter gegen seine Abberufung vorgehen?
Der abberufene Verwalter kann den Beschluss innerhalb eines Monats anfechten (§44 WEG). Allerdings hat eine Anfechtung nach der WEG-Reform 2020 deutlich weniger Aussicht auf Erfolg, da kein Grund für die Abberufung angegeben werden muss. Formelle Fehler bei der Einberufung oder Beschlussfassung können allerdings weiterhin zur Anfechtung führen.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel insgesamt?
Von der ersten Planung bis zum Abschluss der Übergabe vergehen in der Regel drei bis sechs Monate. Die Suche nach einer neuen Verwaltung sollte parallel zur Vorbereitung der Abberufung beginnen. Die reine Übergabe der Unterlagen dauert idealerweise vier bis acht Wochen nach der Eigentümerversammlung.
Muss die WEG dem alten Verwalter eine Abfindung zahlen?
Nein. Die Abberufung löst keinen Abfindungsanspruch aus. Der Verwalter hat lediglich Anspruch auf sein Honorar bis zum Ende des Verwaltervertrags, maximal also für sechs Monate nach der Abberufung. Bereits gezahlte Vorschüsse für nicht erbrachte Leistungen kann die WEG zurückfordern.
Was kostet der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung?
Die direkten Wechselkosten sind gering und liegen typischerweise zwischen 0 und 1.000 Euro für die gesamte WEG. Demgegenüber spart ein aktiver Anbieterwechsel im Durchschnitt 18 % der laufenden Verwaltungskosten. Bei einer WEG mit 20 Einheiten kann das über 1.500 Euro pro Jahr ausmachen.
