Wer eine Eigentumswohnung besitzt oder ein Mehrfamilienhaus vermietet, begegnet früh dem Begriff Hausverwaltung. Was viele nicht wissen: Es gibt nicht die eine Art der Hausverwaltung. Die Unterschiede entstehen auf mehreren Ebenen. Auf der ersten geht es um den Verwaltungsgegenstand, also ob eine Eigentümergemeinschaft, ein Mietobjekt oder einzelne Eigentumswohnungen verwaltet werden. Auf der zweiten Ebene steht das Betreuungsmodell. Wer beide Ebenen versteht, trifft eine fundiertere Entscheidung, wenn es darum geht, eine Hausverwaltung zu finden oder zu wechseln.
Auf einen Blick
- Die drei Grundtypen nach Verwaltungsgegenstand sind WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung.
- Daneben gibt es verschiedene Betreuungsmodelle, wie die Vollverwaltung, die (unterstützte) Selbstverwaltung und die Fernverwaltung bzw. digitale Hausverwaltung.
- Für WEG-Eigentümer ist die Modellwahl oft entscheidender als die Anbieterwahl: Sie bestimmt Kosten, Aufwand und die Qualität der Betreuung dauerhaft.
- Wer eine Vollverwaltung sucht, hat die Wahl zwischen regional tätigen Verwaltungsunternehmen und überregionalen Anbietern wie Matera, die zertifizierte Hausverwalter vor Ort mit einem spezialisierten Expertenteam kombinieren.
Was ist eine Hausverwaltung, und was sind ihre Aufgaben?
Eine Hausverwaltung übernimmt im Auftrag von Eigentümern die kaufmännische, technische und rechtliche Betreuung einer Immobilie oder Eigentümergemeinschaft. Das Spektrum der Aufgaben ist breit: Auf der kaufmännischen Seite erstellt die Verwaltung den jährlichen Wirtschaftsplan, zieht das Hausgeld ein, bildet Rücklagen für Instandhaltungen und legt am Jahresende gegenüber der Gemeinschaft Rechnung ab. Auf der technischen Seite koordiniert sie Handwerker, überwacht Reparaturen und kümmert sich um Versicherungsschäden. Rechtlich vertritt sie die Gemeinschaft gegenüber Behörden und Dienstleistern, bereitet Eigentümerversammlungen vor und setzt Beschlüsse um. Die genauen Aufgaben können jedoch von Verwaltungstyp und Betreuungsmodell abhängen.
Die drei Grundtypen: WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung
Die wichtigste und bekannteste Unterscheidung von Hausverwaltungen ist die nach dem Verwaltungsgegenstand. Dabei handelt es sich um drei Typen, die sich rechtlich klar voneinander abgrenzen.
WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dazu gehören alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören: Treppenhaus, Fassade, Dach, Aufzug, Heizungsanlage und Außenanlagen. Auftraggeber ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Ganzes, nicht der einzelne Eigentümer. Rechtsgrundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Der Verwalter wird durch die Eigentümerversammlung bestellt und abberufen.
Die WEG-Verwaltung ist der häufigste Typ, mit dem Eigentümer in Wohngebäuden in Berührung kommen. In Deutschland gibt es rund 10 Millionen Eigentumswohnungen, die in mehreren Hunderttausend WEGs organisiert sind.
Mietverwaltung
Die Mietverwaltung betreut Mietobjekte im Auftrag eines einzelnen Eigentümers oder einer Eigentümergesellschaft. Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung gibt es hier keine Gemeinschaft mit mehreren Eigentümern. Der Auftraggeber ist ein Vermieter, der die Pflichten und Aufgaben rund um die Vermietung an eine externe Hausverwaltung überträgt. Typische Leistungen sind Mietersuche, Mietinkasso, Nebenkostenabrechnungen und die Koordination von Reparaturen.
Die Mietverwaltung ist vor allem für Kapitalanleger relevant, die Immobilien vermieten und die operativen Aufgaben auslagern möchten. Das gilt für Privatpersonen mit einzelnen Wohnungen ebenso wie für institutionelle Eigentümer größerer Portfolios.
Sondereigentumsverwaltung (SE-Verwaltung)
Die Sondereigentumsverwaltung nimmt eine Zwischenposition ein. Sie betreut das Sondereigentum eines einzelnen Miteigentümers innerhalb einer WEG – also dessen Eigentumswohnung, die vermietet ist. Der Miteigentümer ist Vermieter seiner Wohnung, gehört aber gleichzeitig der WEG an, für die ein separater WEG-Verwalter zuständig ist.
Diese Trennung ist in der Praxis wichtig: Ein Investor, dem mehrere Wohnungen in einer WEG gehören und der diese vermietet, benötigt potenziell zwei Arten der Verwaltung: die WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum und eine Sondereigentumsverwaltung für seine vermieteten Einheiten. Viele Verwaltungsunternehmen bieten beide Leistungen aus einer Hand an.
Ein vierter Typ: Gewerbeimmobilienverwaltung
Neben den drei Haupttypen gibt es noch die Gewerbeimmobilienverwaltung für Bürogebäude, Einkaufszentren oder gemischt genutzte Objekte. Sie folgt anderen rechtlichen Grundlagen als die WEG-Verwaltung und erfordert spezifisches Know-how zu gewerblichen Mietverhältnissen. Für private Wohnungseigentümer ist sie weniger relevant, kann aber für Mischimmobilien bedeutsam sein.
Manche Unternehmen bieten alle Verwaltungstypen an, manche konzentrieren sich auf einen Typ. Andere Anbieter, wie zum Beispiel Matera, konzentrieren sich auf die klassische Hausverwaltung in mehreren Regionen und bieten zusätzlich die Mietverwaltung nur in einigen Städten an. Es ist deshalb wichtig, im Vorhinein bei der jeweiligen Verwaltung zu klären, was wo angeboten wird.
Vollverwaltung, Selbstverwaltung, Fernverwaltung: Das Modell macht den Unterschied
Wenn der Typ der Hausverwaltung klar ist, stellt sich die nächste Frage: Wie viel soll ein externer Profi übernehmen? Hier trennen sich die drei Betreuungsmodelle.
Vollverwaltung: Professionelle Betreuung von A bis Z
Bei der Vollverwaltung überträgt die Eigentümergemeinschaft alle Verwaltungsaufgaben an ein professionelles Hausverwaltungsunternehmen. Der externe Verwalter übernimmt kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben vollständig, hat Kontovollmacht, bestellt Handwerker selbstständig und bereitet Eigentümerversammlungen vor. Die Eigentümer sind entlastet und müssen sich nicht um Tagesgeschäft kümmern.
Die Vollverwaltung ist das klassische und nach wie vor verbreitetste Modell in Deutschland. Sie empfiehlt sich besonders für Gemeinschaften, in denen niemand die Zeit oder das Fachwissen hat, die Verwaltung selbst zu übernehmen, oder für größere WEGs mit komplexen Aufgaben.
Anbieter gibt es in zwei Ausprägungen: Auf der einen Seite stehen regional tätige Hausverwaltungsunternehmen, die häufig persönliche Vor-Ort-Besuche und eine enge lokale Vernetzung bieten. Auf der anderen Seite gibt es überregional aufgestellte Anbieter wie Matera, die in mehreren Großstädten tätig sind und zertifizierte Hausverwalter nach §26a WEG mit einem spezialisierten Expertenteam (Juristen, Buchhalter, Bauexperten) verbinden. Welche Option besser passt, hängt von der Größe der WEG, den lokalen Gegebenheiten und den Erwartungen der Eigentümergemeinschaft ab.
Unterstützte Selbstverwaltung: Eigenverantwortung mit Expertenrückhalt
Bei der Selbstverwaltung bleibt die Eigentümergemeinschaft selbst als Verwalter tätig, in der Regel durch einen Miteigentümer, der das Amt des WEG-Verwalters übernimmt. Wenn dieser dabei Hilfe benötigt, kann die WEG auf einen externen Anbieter zurückgreifen, der bei der Verwaltung unterstützt. Es können dafür eine Plattform, Werkzeuge und Experten zur Verfügung gestellt werden, die bei Buchhaltung, WEG-Recht und Handwerkervermittlung helfen. Wie genau die Unterstützung aussieht, hängt von dem Anbieter ab und sollte im Vorhinein im Detail geklärt werden.
Das Modell setzt voraus, dass mindestens eine Person in der Gemeinschaft bereit ist, Verwaltungsaufgaben zu übernehmen und Verantwortung zu tragen. Der Aufwand ist also deutlich höher als bei der Vollverwaltung, die Kosten sind dafür geringer – nach Angaben entsprechender Anbieter bis zu 30 Prozent unter denen einer klassischen Vollverwaltung.
Im Markt gibt es dafür zwei Angebotstypen: reine Softwarelösungen wie Dotega, die Buchhaltungstools, Dokumentenmanagement und Abrechnungsvorlagen bereitstellen, ohne direkte Expertenberatung einzuschließen, sowie kombinierte Plattformen wie Matera, die neben einem Kundenportal mit WEG-Bankkonto und Handwerkernetzwerk auch persönliche Beratung und den direkten Zugang zu einem Expertenteam aus Juristen, Buchhaltern und Bauexperten bieten.
Fernverwaltung: Professionelle WEG-Verwaltung aus der Ferne
Die Fernverwaltung ist eine Form der Vollverwaltung, bei der die Betreuung vollständig ohne physische Präsenz des Verwalters stattfindet. Eigentümerversammlungen können per Videokonferenz abgehalten werden und die Kommunikation läuft über Telefon und E-Mail. Bei transparenten Anbietern werden alle Dokumente über ein Kundenportal bereitgestellt.
Das Modell eignet sich für Gemeinschaften, bei denen zumindest eine Person grundlegende Kenntnisse im Umgang mit PC und E-Mail mitbringt. Es kombiniert die Entlastung der Vollverwaltung mit einer flexiblen Erreichbarkeit und liegt preislich oft unter einer lokalen Vollverwaltung mit regelmäßigen Vor-Ort-Terminen.
Nicht jede Hausverwaltung bietet auch jedes Betreuungsmodell an. Die meisten Verwaltungen bieten nur die Vollverwaltung an. Besonders praktisch ist Matera, eine Hausverwaltung die alle drei Modelle anbietet - so haben WEGs sogar die Möglichkeit einfach das Modell zu wechseln, wenn nötig.
Was kostet eine Hausverwaltung?
Die Kosten einer Hausverwaltung hängen vom Typ, dem Modell und dem Anbieter ab. Für die WEG-Vollverwaltung liegt der bundesweite Durchschnitt laut Center for Real Estate Studies (CRES) bei 27 bis 42 Euro brutto pro Einheit und Monat. Das bedeutet für eine WEG mit 15 Wohneinheiten monatliche Kosten zwischen rund 400 und 630 Euro.
Die Sondereigentumsverwaltung wird separat vergütet und liegt typischerweise zwischen 20 und 30 Euro brutto pro verwalteter Mieteinheit und Monat. Die Mietverwaltung für Renditeobjekte ist ähnlich kalkuliert, oft auch als prozentualer Anteil der Kaltmiete.
Die unterstützte Selbstverwaltung kostet erheblich weniger als die Vollverwaltung. Plattformen für dieses Modell setzen in der Regel auf monatliche Pauschalpreise pro Einheit, die je nach Gemeinschaftsgröße und Leistungsumfang variieren.
Wie finde ich die richtige Hausverwaltung für meine WEG?
Der erste Schritt ist die Bestimmung des Typs: Handelt es sich um eine WEG, ein reines Mietobjekt oder Sondereigentum? Für die meisten privaten Wohnungseigentümer in einem Mehrfamilienhaus ist die WEG-Verwaltung der relevante Typ.
Der zweite Schritt ist die Modellwahl. Dabei sollte die Gemeinschaft ehrlich einschätzen, ob jemand bereit und fachlich in der Lage ist, die Selbstverwaltung zu übernehmen. Für die unterstützte Selbstverwaltung mit Anbietern, die Beratung vonv Experten anbieten, muss die Person kein Vorwissen haben, sollte aber zumindest digitale Grundkenntnisse haben und sich für das Thema interessieren. Außerdem sollten sich die Eigentümer untereinander gut verstehen. Ist das nicht der Fall, ist eine Vollverwaltung oder Fernverwaltung der belastungsärmere Weg.
Der dritte Schritt ist der Anbietervergleich. Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung:
Bei der konkreten Anbieterauswahl lohnt sich ein Vergleich mehrerer Unternehmen. Überregionale Anbieter wie Matera, der in sechs Großstädten tätig ist und Vollverwaltung, Fernverwaltung sowie unterstützte Selbstverwaltung anbietet, können ebenso sinnvoll sein wie ein regional verwurzeltes Verwaltungsunternehmen mit langjähriger Ortskenntnis wie zum Beispiel die Divares Hausverwaltung in Dresden. Entscheidend sind letztlich Zertifizierung, Reaktionszeiten und Transparenz bei Kosten und Verträgen. Es ist außerdem immer sinnvoll nach konkreten Referenzen zu fragen und nach Erfahrungsberichten anderer Kunden zu suchen.
Fazit
Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung. Wer die Vor- und Nachteile der verschiedenen Formen kennt, trifft eine fundiertere Wahl. Für Wohnungseigentümergemeinschaften ist die WEG-Verwaltung der gesetzlich definierte Rahmen. Die Entscheidung für Vollverwaltung, Fernverwaltung oder unterstützte Selbstverwaltung hängt von den Ressourcen, der Größe und den Präferenzen der Gemeinschaft ab. Beim Anbietervergleich sind Zertifizierung nach §26a WEG, Erreichbarkeit und Transparenz die entscheidenden Kriterien – unabhängig davon, ob es sich um ein regional tätiges Büro oder einen überregionalen Anbieter handelt.
FAQ – Häufige Fragen zu den Arten der Hausverwaltung
Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung?
Die WEG-Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentümergemeinschaft – also Treppenhaus, Fassade, Dach und alle gemeinsam genutzten Anlagen. Die Mietverwaltung hingegen betreut Mietobjekte im Auftrag eines einzelnen Eigentümers und kümmert sich um Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung und Reparaturen. Auftraggeber und Rechtsgrundlage sind bei beiden Typen unterschiedlich.
Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?
Die Sondereigentumsverwaltung betreut einzelne Eigentumswohnungen innerhalb einer WEG, die vermietet sind. Ein Miteigentümer, der seine Wohnung vermietet, braucht für diese Aufgabe eine separate Vereinbarung mit einer Verwaltung – das ist die Sondereigentumsverwaltung. Sie ist vom WEG-Verwalter zu unterscheiden, der das Gemeinschaftseigentum betreut.
Was ist der Unterschied zwischen Vollverwaltung und Selbstverwaltung bei einer WEG?
Bei der Vollverwaltung übernimmt ein externes, zertifiziertes Unternehmen alle kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben vollständig. Bei der Selbstverwaltung übernimmt ein Miteigentümer das Verwalteramt selbst. Die unterstützte Selbstverwaltung ist eine Mischform: Eigentümer bleiben Verwalter, nutzen aber eine Plattform und Expertenberatung zur Unterstützung.
Was kostet eine WEG-Verwaltung pro Wohneinheit?
Der bundesweite Durchschnitt für die WEG-Vollverwaltung liegt laut Center for Real Estate Studies (CRES) bei 27 bis 42 Euro brutto pro Wohneinheit und Monat. Die genauen Kosten variieren je nach Anbieter, Stadtgröße und Leistungsumfang. Eine unterstützte Selbstverwaltung kostet nach Angaben entsprechender Anbieter rund 30 Prozent weniger.
Was ist eine Fernverwaltung bei der Hausverwaltung?
Fernverwaltung ist eine Form der professionellen WEG-Vollverwaltung, bei der kein Verwalter vor Ort erscheint. Eigentümerversammlungen finden per Videokonferenz statt, alle Kommunikation läuft über Telefon und E-Mail. Ein zertifizierter Verwalter übernimmt trotzdem die volle rechtliche Verantwortung und alle typischen WEG-Verwaltungsaufgaben.
Kann eine Hausverwaltung gleichzeitig WEG-Verwaltung und Mietverwaltung anbieten?
Ja, viele Hausverwaltungsunternehmen decken mehrere Typen ab. Eine WEG-Verwalterin kann zusätzlich die Sondereigentumsverwaltung für einzelne vermietete Einheiten übernehmen oder parallel Mietobjekte anderer Auftraggeber betreuen. Ob ein Anbieter alle drei Typen abdeckt, sollte vor Vertragsschluss konkret geklärt werden, da jeder Bereich ein separates Vertragsverhältnis erfordert.