Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis öffentlich zugänglicher Daten erstellt: dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG-Gesetz), der WEG-Reform 2020 und Fachliteratur zum WEG-Recht.
Auf einen Blick
- Die Eigentümerversammlung muss mindestens einmal pro Jahr stattfinden (§24 Abs. 1 WEG)
- Die Einberufung erfolgt mit einer Frist von mindestens drei Wochen (§24 Abs. 4 WEG)
- Seit der WEG-Reform 2020 ist die ETV auch bei geringer Teilnehmerzahl beschlussfähig
- Beschlüsse können innerhalb von einem Monat nach der Versammlung angefochten werden
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Mindestens einmal im Jahr treffen sich alle Eigentümer, um über wichtige Themen der Gemeinschaft zu entscheiden: vom Wirtschaftsplan über Sanierungsmaßnahmen bis zur Wahl des Verwalters. Ein korrekter Ablauf ist dabei entscheidend, denn Verfahrensfehler können zur Anfechtung von Beschlüssen führen. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf einer Eigentümerversammlung Schritt für Schritt.
Was ist die Eigentümerversammlung?
Die Eigentümerversammlung (ETV) ist die Zusammenkunft aller Wohnungseigentümer einer WEG. Sie ist das zentrale Beschlussorgan der Gemeinschaft, in dem Entscheidungen durch Abstimmung getroffen werden. Die rechtliche Grundlage findet sich in den §§23 bis 25 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG-Gesetz).
Auf der ETV wird über alle Fragen entschieden, die das Gemeinschaftseigentum betreffen: der jährliche Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung, Sanierungsmaßnahmen, die Bestellung oder Abberufung des Verwalters, Änderungen der Hausordnung und bauliche Veränderungen. Die ETV ist nicht öffentlich, grundsätzlich nehmen nur Wohnungseigentümer und der Verwalter teil.
Wann findet die Eigentümerversammlung statt?
Nach §24 Abs. 1 WEG muss die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr stattfinden. Darüber hinaus kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden, wenn wichtige Angelegenheiten zu entscheiden sind.
Ein Viertel aller Eigentümer kann nach §24 Abs. 2 WEG die Einberufung einer Versammlung verlangen. Dafür müssen die Antragsteller dem Verwalter in Textform (E-Mail genügt) den Zweck und die Gründe mitteilen. Weigert sich der Verwalter, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen (§24 Abs. 3 WEG).
Schritt 1: Einberufung der Eigentümerversammlung
Die Einberufung ist der erste formale Akt der ETV und unterliegt strengen Regeln. Fehler bei der Einberufung können zur Anfechtbarkeit aller Beschlüsse führen.
Frist und Form
Die Einberufung muss nach §24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen vor der Versammlung erfolgen. In Ausnahmefällen kann eine kürzere Frist gelten, wenn dies die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung zulässt. Die Einladung muss in Textform verschickt werden, also per E-Mail, Brief oder Fax. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
Inhalt der Einladung
Schritt 2: Begrüßung und Feststellung der Anwesenheit
Zu Beginn der Versammlung begrüßt der Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter) die anwesenden Eigentümer. Anschließend wird die Anwesenheitsliste erstellt. Hier wird erfasst, welche Eigentümer persönlich anwesend sind, welche sich vertreten lassen und wer keine Stimme abgibt.
Beschlussfähigkeit
Seit der WEG-Reform 2020 ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig (§25 Abs. 1 WEG). Vor der Reform war eine Mindestvertretung von 50 % der Miteigentumsanteile erforderlich. Heute können also auch bei geringer Beteiligung rechtswirksame Beschlüsse gefasst werden.
Vertretung durch Vollmacht
Eigentümer, die nicht persönlich anwesend sein können, haben die Möglichkeit, sich per Vollmacht vertreten zu lassen. Die Vollmacht muss in Textform vorliegen und benennt, wer für wen stimmt. Üblich ist die Vertretung durch einen anderen Eigentümer, einen Angehörigen oder den Verwaltungsbeirat.
Schritt 3: Formale Eröffnung und Geschäftsordnung
Nach der Anwesenheitsfeststellung eröffnet der Versammlungsleiter die Versammlung offiziell. Er stellt fest, dass die ETV ordnungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist. Anschließend wird die Tagesordnung vorgelesen oder an die Anwesenden verteilt.
Optional kann die Versammlung eine Geschäftsordnung beschließen, die zum Beispiel Redezeiten, die Reihenfolge der Beiträge oder die Art der Abstimmung (offen oder geheim) regelt. In der Praxis wird darauf häufig verzichtet, wenn die Gemeinschaft klein und das Klima kooperativ ist.
Schritt 4: Abarbeitung der Tagesordnung
Der Kern der Eigentümerversammlung ist die Diskussion und Beschlussfassung über die Tagesordnungspunkte (TOPs). Jeder Punkt wird in der folgenden Reihenfolge behandelt:
- Vorstellung des TOPs durch den Versammlungsleiter oder einen benannten Eigentümer
- Diskussion unter den Anwesenden (Fragen, Bedenken, Alternativen)
- Formulierung des konkreten Beschlussantrags
- Abstimmung (in der Regel durch Handzeichen)
- Verkündung des Abstimmungsergebnisses durch den Versammlungsleiter
Es dürfen nur Beschlüsse zu Punkten gefasst werden, die in der Einladung als Tagesordnungspunkt angekündigt waren. Diskussionen über andere Themen sind möglich, aber keine verbindlichen Beschlüsse.
Stimmrecht
Die Teilungserklärung legt fest, nach welchem Prinzip abgestimmt wird. Üblich sind drei Modelle:
Mehrheiten bei Beschlüssen
Schritt 5: Protokollierung
Das Protokoll dokumentiert den Verlauf der Eigentümerversammlung und ist die rechtsverbindliche Grundlage für alle gefassten Beschlüsse. Nach §24 Abs. 6 WEG muss das Protokoll unverzüglich erstellt werden.
Inhalt des Protokolls
Das Protokoll wird in der Beschluss-Sammlung der WEG archiviert und muss allen Eigentümern zugänglich gemacht werden. In der Praxis erhalten die Eigentümer das Protokoll per Post oder per E-Mail, oft innerhalb von ein bis zwei Wochen nach der Versammlung.
Schritt 6: Anfechtung von Beschlüssen
Ein Eigentümer, der mit einem Beschluss nicht einverstanden ist, kann diesen innerhalb eines Monats nach der Versammlung gerichtlich anfechten (§45 WEG). Die Anfechtungsklage ist gegen die WEG zu richten.
Gründe für eine Anfechtung
Wer kann die Eigentümerversammlung organisieren?
Die Organisation der ETV gehört zu den Kernaufgaben des Verwalters. Er lädt ein, bereitet die Tagesordnung vor, leitet die Versammlung und erstellt das Protokoll. Rund 90 % aller WEGs in Deutschland nutzen einen professionellen Verwalter. Die restlichen 10 % verwalten sich selbst, wobei ein Eigentümer als interner Verwalter die Aufgaben übernimmt.
Beispiel: Matera als Unterstützung für die Eigentümerversammlung
Der Anbieter Matera bietet WEGs zwei Verwaltungsmodelle, die sich an Umfang und Bedarf anpassen lassen.
Matera Vollverwaltung: Ein IHK-zertifizierter Hausverwalter nach §26a WEG übernimmt die komplette Organisation der Eigentümerversammlung, von der Einladung über die Leitung bis zum Protokoll. Das Modell ist in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf, München, Frankfurt und Stuttgart verfügbar und richtet sich vor allem an mittelgroße und große WEGs. Der Betreuungsschlüssel liegt bei rund 25 WEGs pro Verwalter.
Matera unterstützte Selbstverwaltung: Eigentümer verwalten ihre WEG selbst und erhalten dabei Unterstützung durch eine Plattform mit Werkzeugen für die ETV: Einladungen, vorgefertigte Beschlussvorschläge, automatische Protokollerstellung und ein integriertes WEG-Zahlungskonto. Ein Expertenteam aus Juristen und Buchhaltern steht bei Rückfragen zur Verfügung. Das Modell ist bundesweit verfügbar und besonders für kleine WEGs (2–15 Einheiten) geeignet.
Einen detaillierten Überblick zu den Unterschieden zwischen den Modellen bietet unser Ratgeber zu den Arten von Hausverwaltungen.
Eigentümerversammlung ohne Verwalter
Wenn eine WEG keinen Verwalter hat oder dieser sich weigert, seine Pflichten zu erfüllen, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen (§24 Abs. 3 WEG). In kleinen WEGs mit wenigen Eigentümern übernimmt oft ein Eigentümer freiwillig die Rolle des Versammlungsleiters.
Die formalen Anforderungen sind dabei dieselben wie bei einer vom Verwalter einberufenen Versammlung: Frist, Tagesordnung, Protokoll und Unterschriften müssen eingehalten werden, um die Anfechtbarkeit von Beschlüssen zu vermeiden. Für kleine Gemeinschaften ohne professionellen Verwalter bietet sich die unterstützte Selbstverwaltung an, die in unserem Ratgeber zur Hausverwaltung für kleine WEGs behandelt wird.
Fazit
Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Instrument der WEG-Verwaltung, aber ihr Ablauf ist formal anspruchsvoll. Frist, Tagesordnung, Beschlussfähigkeit und Protokoll unterliegen klaren gesetzlichen Regeln, deren Verletzung zur Anfechtung von Beschlüssen führen kann. Die WEG-Reform 2020 hat manche Hürden abgebaut: Die Beschlussfähigkeit ist erleichtert, die Online-Teilnahme möglich und der Verwalterwechsel vereinfacht. Wer als Eigentümer seine Rechte kennt und die Abläufe versteht, kann die Versammlung effektiv nutzen. Einen Überblick über alle Organe der WEG bietet unser Ratgeber zur Wohnungseigentümergemeinschaft.
FAQ: Häufige Fragen zum Ablauf der Eigentümerversammlung
Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?
Mindestens einmal im Jahr (§24 Abs. 1 WEG). Außerordentliche Versammlungen können jederzeit einberufen werden, wenn wichtige Angelegenheiten zu entscheiden sind oder ein Viertel der Eigentümer dies verlangt.
Welche Frist muss bei der Einberufung eingehalten werden?
Die Einberufungsfrist beträgt mindestens drei Wochen (§24 Abs. 4 WEG). Die Einladung muss in Textform erfolgen und alle Tagesordnungspunkte enthalten.
Was passiert, wenn ich nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen kann?
Sie können sich per Vollmacht vertreten lassen. Die Vollmacht muss in Textform vorliegen und den Vertreter sowie den Umfang der Vertretungsberechtigung benennen. Üblicherweise wird ein anderer Eigentümer oder ein Mitglied des Verwaltungsbeirats bevollmächtigt.
Wann ist eine Eigentümerversammlung beschlussfähig?
Seit der WEG-Reform 2020 ist die Versammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig (§25 Abs. 1 WEG). Vor der Reform war eine Mindestvertretung von 50 % der Miteigentumsanteile nötig.
Kann ich Beschlüsse der Eigentümerversammlung anfechten?
Ja, innerhalb eines Monats nach der Versammlung durch eine Anfechtungsklage beim Amtsgericht (§45 WEG). Gründe können formelle Fehler (Fristen, Einladung) oder materielle Fehler (ordnungsgemäße Verwaltung, §19 WEG) sein.
Ist eine Online-Eigentümerversammlung zulässig?
Die hybride Versammlung mit Online-Teilnahme einzelner Eigentümer ist zulässig, wenn dies per Beschluss zugelassen wurde (§23 Abs. 1 WEG). Eine rein virtuelle Versammlung ist nur möglich, wenn alle Eigentümer zustimmen.
Wer erstellt das Protokoll der Eigentümerversammlung?
In der Regel der Verwalter als Versammlungsleiter oder ein von ihm benannter Protokollführer. Das Protokoll muss vom Versammlungsleiter und einem Beiratsmitglied (oder zwei Eigentümern) unterschrieben werden.
