Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis öffentlich zugänglicher Daten erstellt: dem Wohnungseigentumsgesetz, Mustervertragen von VDIV und Haus & Grund sowie geltendem Vertragsrecht.
Auf einen Blick
- Der Verwaltervertrag wird zwischen der WEG und der Hausverwaltung geschlossen und hat in der Regel eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren
- Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden (§26 Abs. 3 WEG)
- Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung
- Wichtige Inhalte sind Aufgabenbeschreibung, Vergütung, Sonderhonorare, Laufzeit, Kündigungsregelungen und Haftung
Der Verwaltervertrag ist das rechtliche Fundament der Zusammenarbeit zwischen einer Wohnungseigentümergemeinschaft und ihrer Hausverwaltung. Er regelt Aufgaben, Vergütung, Laufzeit und Kündigungsbedingungen. Ein sorgfältig geprüfter Vertrag ist die beste Versicherung gegen Konflikte und unerwartete Kosten. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es ankommt.
Was ist ein Verwaltervertrag?
Der Verwaltervertrag ist ein zweiseitiger Vertrag zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und der Hausverwaltung. Er konkretisiert die Rechte und Pflichten beider Parteien und ergänzt die gesetzlichen Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes.
Rechtlich ist der Verwaltervertrag ein Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgungscharakter (§675 BGB). Das bedeutet: Der Verwalter schuldet keine konkrete Leistung, sondern die ordnungsgemäße Ausübung seiner Tätigkeit nach den Regeln des Berufsstands.
Der Abschluss des Vertrags erfolgt in zwei Schritten:
- Die Eigentümerversammlung beschließt die Bestellung des Verwalters (organschaftlicher Akt nach §26 WEG)
- Die WEG schließt den Verwaltervertrag mit der Hausverwaltung (schuldrechtlicher Vertrag)
Pflichtbestandteile eines Verwaltervertrags
Ein ordentlicher Verwaltervertrag enthält mehrere Pflichtbestandteile, die alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit regeln.
Vergütung im Verwaltervertrag
Die Vergütungsregelung ist der sensibelste Teil des Verwaltervertrags, denn hier entscheidet sich, welche Leistungen in der Grundgebühr enthalten sind und welche extra kosten.
Grundvergütung
Die Grundvergütung wird in der Regel als Betrag pro Einheit und Monat angegeben. Die aktuelle CRES Verwalterentgelt-Studie 2025 (ivd.net) nennt für Neuverträge einen Korridor von 27,37 bis 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat. Bei sehr kleinen WEGs (2–5 Einheiten) wird häufig eine Pauschalgebühr vereinbart, die zwischen 150 und 480 Euro monatlich liegen kann.
Sonderhonorare
Sonderhonorare sind Leistungen, die über die Grundvergütung hinausgehen. Typische Beispiele:
Preisanpassungsklauseln
Viele Verwaltungsverträge enthalten eine Preisanpassungsklausel, die eine automatische Erhöhung der Vergütung bei Laufzeit vorsieht. Üblich sind zwei Varianten:
- Indexklausel: Die Vergütung steigt automatisch, wenn der Verbraucherpreisindex steigt
- Feste Erhöhung: Jährliche Erhöhung um einen festen Prozentsatz (z.B. 2 %)
Ohne Preisanpassungsklausel bleibt die Vergütung für die gesamte Vertragslaufzeit gleich. Das schützt die WEG vor unerwarteten Kostensteigerungen, kann aber dazu führen, dass der Verwalter die WEG nicht mehr rentabel verwalten kann und eine vorzeitige Vertragsauflösung anstrebt.
Laufzeit und Verlängerung
Die Laufzeit des Verwaltervertrags ist gesetzlich flexibel geregelt. Nach §26 Abs. 2 WEG kann der Verwalter höchstens für fünf Jahre bestellt werden, bei Neubauten bis zu drei Jahre.
Automatische Verlängerung
Viele Verträge enthalten eine automatische Verlängerungsklausel. Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um einen bestimmten Zeitraum (meist 1–3 Jahre). Eine ETV-Bestätigung der Verlängerung ist trotzdem empfehlenswert, um die Rechtslage klar zu halten.
Kündigung des Verwaltervertrags
Die Kündigung des Verwaltervertrags ist seit der WEG-Reform 2020 deutlich einfacher geworden.
Abberufung durch die WEG
Nach §26 Abs. 3 WEG kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ohne einen wichtigen Grund angeben zu müssen. Die Abberufung erfolgt per Beschluss auf der Eigentümerversammlung oder durch Umlaufbeschluss.
Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In dieser Zeit übergibt der bisherige Verwalter alle Unterlagen an den neuen Verwalter oder an den von der WEG benannten Nachfolger.
Ordentliche Kündigung
Im Verwaltervertrag kann eine ordentliche Kündigungsfrist (meist 3–6 Monate) vereinbart werden. Nach §26 Abs. 3 WEG ist die Abberufung jederzeit möglich, was die vertraglichen Kündigungsfristen relativiert.
Außerordentliche Kündigung
Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen des Verwalters ist eine fristlose Kündigung durch die WEG möglich. Gründe können sein:
- Veruntreuung von WEG-Vermögen
- Wiederholte Verletzung der Verwalterpflichten (z.B. keine Jahresabrechnung, keine ETV)
- Grobe Pflichtverletzungen bei der Umsetzung von Beschlüssen
- Vertrauensverlust durch belegbares Fehlverhalten
Kündigung durch den Verwalter
Auch der Verwalter kann den Vertrag kündigen. Ohne wichtigen Grund gelten die vereinbarten Kündigungsfristen. Bei wichtigem Grund (z.B. nachhaltiger Zahlungsverzug der WEG, systematische Weigerung zur Umsetzung gesetzlicher Vorgaben) ist eine fristlose Kündigung möglich.
Einen detaillierten Überblick zum Ablauf eines Verwalterwechsels bietet unser Ratgeber Hausverwaltung wechseln.
Haftung und Versicherung
Der Verwalter haftet gegenüber der WEG für Pflichtverletzungen in der Ausübung seiner Tätigkeit. Die Haftung kann sehr weit reichen, etwa bei Fehlern in der Jahresabrechnung, fehlerhafter Beauftragung von Handwerkern oder unterlassenen Instandhaltungsmaßnahmen.
Berufshaftpflichtversicherung
Eine Berufshaftpflichtversicherung ist für gewerbliche Verwalter seit der WEG-Reform 2020 faktisch Pflicht. Sie deckt Vermögensschäden ab, die durch Fehler in der Verwaltung entstehen.
Im Verwaltervertrag sollte geregelt sein:
- Mindestdeckungssumme der Versicherung (üblicherweise 500.000 € bis 1 Mio. €)
- Regelmäßiger Nachweis der Versicherung
- Konsequenzen bei fehlender Versicherung
Haftung bei Selbstverwaltung
Verwaltet die WEG sich selbst durch einen internen Verwalter (Miteigentümer), haftet dieser persönlich für Fehler. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist dringend empfehlenswert. Bei der unterstützten Selbstverwaltung über Anbieter wie Matera ist die Haftpflichtversicherung für den Verwaltungsbeirat in der Regel im Angebot enthalten.
Besonderheiten bei verschiedenen Verwaltungsmodellen wie bei Matera Hausverwaltung
Der Verwaltervertrag unterscheidet sich je nach gewähltem Verwaltungsmodell in wichtigen Punkten.
Matera Vollverwaltung: Was im Vertrag typischerweise geregelt ist
Bei der Matera Vollverwaltung ist ein IHK-zertifizierter Hausverwalter nach §26a WEG persönlich vor Ort für die WEG zuständig. Der Verwaltervertrag regelt die umfassende Betreuung des Gemeinschaftseigentums, die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, die Finanz- und Buchhaltungsverwaltung sowie die rechtliche Vertretung. Zusätzlich ist der Zugang zu einem Expertenteam aus über 70 Juristen, Buchhaltern und Bauexperten enthalten. Die versprochene Reaktionszeit beträgt maximal 48 Stunden. Das Modell ist in Berlin, Hamburg, Köln, München, Frankfurt und Stuttgart verfügbar und richtet sich an große WEGs.
Matera unterstützte Selbstverwaltung: Besonderheiten im Vertrag
Bei der unterstützten Selbstverwaltung schließt die WEG keinen Verwaltervertrag im klassischen Sinne, sondern einen Dienstleistungsvertrag für die Plattform-Nutzung und die Expertenunterstützung. Der interne Verwalter (ein Eigentümer) bleibt rechtlich der Verwalter der WEG. Matera stellt Tools für Buchhaltung, ETV-Organisation und Dokumentenmanagement bereit und bietet telefonische und schriftliche Unterstützung durch sein Expertenteam. Eine Haftpflichtversicherung für den Verwaltungsbeirat ist enthalten. Das Modell ist bundesweit verfügbar und besonders für kleine WEGs (2–15 Einheiten) geeignet.
Einen vertieften Überblick zu den Hausverwaltungskosten und den Aufgaben einer Hausverwaltung bieten unsere weiteren Ratgeber.
Checkliste: Den Verwaltervertrag prüfen
Vor der Unterzeichnung eines Verwaltervertrags sollten Eigentümer folgende Punkte kritisch hinterfragen:
- Sind alle Leistungen der Grundvergütung klar aufgelistet? Undefinierte Formulierungen wie „alle üblichen Tätigkeiten" sollten konkretisiert werden
- Welche Leistungen werden als Sonderhonorar berechnet? Eine vollständige Liste mit Beträgen ist Pflicht
- Wie ist die Laufzeit geregelt? 3–5 Jahre sind üblich, kürzere Laufzeiten bieten mehr Flexibilität
- Gibt es eine Preisanpassungsklausel? Wenn ja, an welchen Index gekoppelt?
- Sind die Kündigungsregelungen fair? Die §26 Abs. 3 WEG-Regelung (jederzeitige Abberufung) kann nicht ausgeschlossen werden
- Ist eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen? Mindestdeckungssumme prüfen
- Welche Kommunikationswege gibt es? Telefon, E-Mail, Kundenportal, Bürozeiten
- Wie ist die Vertretung bei Urlaub/Krankheit geregelt?
Fazit
Der Verwaltervertrag ist das rechtliche Rückgrat der Zusammenarbeit zwischen WEG und Hausverwaltung. Ein sorgfältig gestalteter Vertrag schützt vor Konflikten, versteckten Kosten und unerwarteten Pflichten. Besonders wichtig sind eine vollständige Aufgabenbeschreibung, transparente Vergütungsregelungen und klare Kündigungsmodalitäten. Seit der WEG-Reform 2020 haben Eigentümer deutlich mehr Flexibilität bei der Auswahl und Abberufung ihrer Verwaltung. Wer den Vertrag kritisch prüft und bei Bedarf nachverhandelt, legt die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Einen Überblick zu den Aufgaben der Hausverwaltung bietet unser Ratgeber zu den Hausverwaltungsaufgaben.
FAQ: Häufige Fragen zum Verwaltervertrag
Was regelt der Verwaltervertrag?
Der Verwaltervertrag regelt die Rechte und Pflichten zwischen der WEG und der Hausverwaltung. Zentrale Inhalte sind die Aufgabenbeschreibung, die Vergütung, Sonderhonorare, die Laufzeit, Kündigungsregelungen und die Haftung. Er ergänzt die gesetzlichen Vorgaben des WEG-Gesetzes.
Wie lange läuft ein Verwaltervertrag?
Nach §26 Abs. 2 WEG kann der Verwalter höchstens für fünf Jahre bestellt werden, bei Neubauten bis zu drei Jahre. Üblich sind Laufzeiten von drei bis fünf Jahren. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, was die Laufzeit effektiv relativiert.
Kann ich den Verwaltervertrag vorzeitig kündigen?
Ja. Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen (§26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen ist eine fristlose Kündigung möglich.
Welche Kosten regelt der Verwaltervertrag?
Der Vertrag regelt die Grundvergütung (monatlich pro Einheit oder pauschal) und die Sonderhonorare für Leistungen außerhalb des Basispakets. Wichtig: Eine vollständige Liste der Sonderhonorare sollte im Vertrag stehen, damit keine versteckten Kosten entstehen.
Muss die Hausverwaltung eine Versicherung haben?
Seit der WEG-Reform 2020 ist eine Berufshaftpflichtversicherung faktisch Pflicht für gewerbliche Verwalter. Im Verwaltervertrag sollte die Deckungssumme (üblich 500.000 € bis 1 Mio. €) geregelt sein. Bei der Selbstverwaltung haftet der interne Verwalter persönlich, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist dringend empfehlenswert.
Wer unterschreibt den Verwaltervertrag?
Auf WEG-Seite unterzeichnet der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer. Voraussetzung ist, dass die Eigentümerversammlung dem Vertrag zugestimmt hat. Auf Verwalter-Seite unterzeichnet ein vertretungsberechtigter Geschäftsführer.
Gibt es einen Mustervertrag für die Hausverwaltung?
Ja. Der VDIV Deutschland und Haus & Grund stellen Mustervertragsvorlagen bereit. Diese dienen als Orientierung, sollten aber an die individuellen Bedürfnisse der WEG angepasst werden. Bei komplexen Fällen empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung durch einen auf WEG-Recht spezialisierten Anwalt.
