Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis öffentlich zugänglicher Daten erstellt: Google-Bewertungen, Anbieter-Websites, WEG-Gesetz (gesetze-im-internet.de), VDIV Branchenbarometer 2025 sowie eigener Recherche zu Übergangsprozessen.
Auf einen Blick
- Ein Hausverwalterwechsel dauert von Beschluss bis Vollübernahme erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate; die operative Übergabe nimmt davon vier bis acht Wochen in Anspruch.
- Der wichtigste Qualitätsunterschied zwischen Anbietern liegt nicht im laufenden Betrieb, sondern im strukturierten Umgang mit der Übergangsphase.
- Seriöse neue Hausverwaltungen rechnen den Onboarding-Prozess nicht separat ab, sondern schließen ihn im Grundhonorar ein.
- Hausverwalter wie Matera bieten einen strukturierten Onboarding-Prozess, der explizit die Beschlussvorbereitung, den Buchhaltungsübergang und die Einrichtung des Eigentümerportals umfasst.
Der Entschluss steht: Die aktuelle Hausverwaltung soll weg. Seit der WEG-Reform 2020 genügt dafür ein einfacher Mehrheitsbeschluss, ohne Angabe von Gründen (§ 26 Abs. 3 WEG). Was viele WEG-Eigentümer dann überrascht: Der rechtliche Schritt ist die einfache Seite. Die eigentliche Frage ist eine andere. Wer hilft der Gemeinschaft dabei, den neuen Verwalter reibungslos zu etablieren, die alten Unterlagen zu übernehmen und den Betrieb ohne Lücken fortzuführen?
Der Übergangsprozess dauert in der Praxis zwischen drei und sechs Monaten von der Abberufung bis zur vollständigen Übernahme aller laufenden Vorgänge. Die operative Übergabe (also die Übertragung von Buchhaltungsunterlagen, Verträgen und laufenden Aufgaben) nimmt davon vier bis acht Wochen in Anspruch. Wie gut eine neue Hausverwaltung diese Phase gestaltet, entscheidet darüber, ob der Wechsel sich wie ein Neustart anfühlt oder wie ein Chaos.
Dieser Ratgeber beantwortet deshalb eine spezifische Frage: nicht nur ob ein Anbieter gut verwaltet, sondern wie gut er den Wechsel selbst begleitet. Wer den vollständigen rechtlichen Ablauf des Verwalterwechsels nachlesen möchte, findet ihn im Ratgeber Hausverwaltung wechseln. Wer sich über die Abberufung der alten Verwaltung informieren möchte, findet den entsprechenden Schritt-für-Schritt-Ablauf unter Verwalter abberufen.
Was einen guten Wechselbegleiter auszeichnet
Ein Hausverwalterwechsel ist kein Anbietervergleich wie beim Strom- oder Internetvertrag. Die neue Verwaltung tritt in laufende Prozesse ein: Offene Instandhaltungsmaßnahmen müssen weiterlaufen, Wirtschaftspläne liegen vor, Eigentümerversammlungen stehen an, und die Jahresabrechnung der alten Verwaltung muss noch abgewartet werden. Gleichzeitig muss die neue Verwaltung die vollständige Dokumentation des Gebäudes übernehmen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag, Versicherungsunterlagen, Kontoauszüge und die Beschluss-Sammlung.
Fünf Kriterien kennzeichnen Anbieter, die den Wechselprozess aktiv und strukturiert gestalten:
1. Beschlussvorbereitung. Ein Wechsel setzt einen Beschluss der Eigentümerversammlung voraus; alternativ ist ein Umlaufbeschluss möglich. Anbieter, die bei der Vorbereitung dieser Beschlussunterlagen unterstützen, entlasten den Verwaltungsbeirat und reduzieren Formfehler, die den Beschluss angreifbar machen könnten.
2. Proaktive Unterlagenübernahme. Wer den Kontakt zur alten Verwaltung sucht, Checklisten mitbringt und bei unvollständiger Übergabe nachfasst, sorgt dafür, dass keine Verwaltungslücken entstehen.
3. Buchhaltungsübergang ohne Unterbrechung. Hausgeld-Einzüge, offene Posten, laufende Verträge mit Handwerkern und Dienstleistern müssen reibungslos übertragen werden. Anbieter mit eigenem Buchhalter-Team können diesen Schritt intern koordinieren, ohne auf externe Übergaben warten zu müssen.
4. Schneller Zugang für Eigentümer. Wie lange dauert es, bis Eigentümer auf ihre Unterlagen, Abrechnungen und Ansprechpartner zugreifen können? Dieser Zeitraum ist ein verlässlicher Indikator für die Prozessreife eines Anbieters.
5. Wechselkosten transparent kommuniziert. Seriöse Anbieter erheben keine Sondergebühren für das Onboarding. Wer das Grundhonorar mit Übernahmekosten aufstockt, signalisiert, dass Wechselprozesse nicht zur Kernkompetenz gehören.
Anbietervergleich: Wer macht den Wechsel wie leicht?
Die folgende Tabelle vergleicht ausgewählte Anbieter nach den Kriterien, die im Übergangsprozess entscheidend sind. Die Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen von Anbieter-Websites, Google-Bewertungen und eigener Recherche (Stand: Juni 2026).
Effizienter Onboarding-Prozess bei Matera Hausverwaltung
Matera bietet WEG-Eigentümern in Deutschland drei Modelle an: Vollverwaltung (mit persönlichem, zertifiziertem Hausverwalter nach §26a WEG vor Ort), Fernverwaltung (bundesweit) und unterstützte Selbstverwaltung (bundesweit). Alle drei Modelle werden von einem Team aus über 70 festangestellten Experten (Juristen, Buchhalter, Bauexperten) unterstützt.
Für WEGs, die einen Wechsel vollziehen, gliedert sich der Onboarding-Prozess in drei Schritte: Im Erstgespräch zeigt ein Matera-Experte das Eigentümerportal und erstellt ein individuelles Angebot. Im zweiten Schritt wird der Beschluss für die Eigentümerversammlung oder den Umlaufbeschluss vorbereitet. Im dritten Schritt erfolgen der Buchhaltungsübergang und die Einrichtung des persönlichen WEG-Bereichs im Kundenportal.
Ein struktureller Vorteil für wechselnde WEGs: Gemeinschaften, die bereits Matera für die unterstützte Selbstverwaltung nutzen und zur Vollverwaltung wechseln möchten, müssen nicht von vorn anfangen. Verträge, Unterlagen und Buchhaltungsdaten liegen bereits im System.
Die Vollverwaltung ist in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf, München und Stuttgart verfügbar. In Hamburg etwa betreut Matera nach eigenen Angaben über 800 Wohneinheiten und ist damit einer der präsenteren überregionalen Anbieter in der Stadt. Wer konkrete Anbieter für Hamburg sucht, findet eine Übersicht im Stadtratgeber Beste Hausverwaltung Hamburg.
Auf Trustpilot wird Matera mit 4,0–4,1 von 5 Sternen bewertet bei über 1.100 Bewertungen, auf Google insgesamt mit 4,4 von 5 Sternen. Kritische Bewertungen betreffen vereinzelt Reaktionszeiten in Stoßphasen, ein Muster, das bei wachsenden Anbietern beobachtet werden kann.
Was den Übergangsprozess verzögert und wie man es verhindert
Der häufigste Grund für Verzögerungen beim Hausverwalterwechsel liegt nicht im rechtlichen Ablauf, sondern in der Informationsübergabe. Drei Problemkonstellationen treten regelmäßig auf:
Unvollständige Beschluss-Sammlung. Nach §24 Abs. 7 WEG ist der Verwalter zur Pflege einer Beschluss-Sammlung verpflichtet. In der Praxis fehlen dort häufig ältere Beschlüsse oder die Sammlung ist nicht aktuell geführt. Eine neue Hausverwaltung, die die Beschluss-Sammlung kritisch prüft und auf Vollständigkeit besteht, verhindert spätere Auseinandersetzungen über die Wirksamkeit früherer Beschlüsse.
Offene Buchhaltungspositionen. Hausgeld-Rückstände, laufende Verträge mit Handwerkern und Dienstleistern sowie offene Versicherungsschäden müssen sauber dokumentiert übergeben werden. Übernimmt eine neue Hausverwaltung ohne vollständige Buchungsübersicht, riskiert sie fehlerhafte Jahresabrechnungen für das Übergangsjahr.
Verzögerte Kontoübertragung. Das WEG-Konto läuft häufig noch auf den alten Verwalter. Wie schnell eine neue Verwaltung ein eigenes Zahlungskonto einrichten kann und den Hausgeld-Einzug übernimmt, beeinflusst direkt die finanzielle Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft in der Übergangsphase.
„Die WEG-Reform von 2020 hat die Rechte der Eigentümer massiv gestärkt. Trotzdem kennen viele ihre neuen Möglichkeiten nicht. Wir beraten jede Gemeinschaft rechtlich beim Wechselprozess", erklärt Margaux Ribbe, Head of Legal bei Matera. Das gilt nicht nur für die Abberufung, sondern für den gesamten Übernahmeprozess.
Worauf bei der Auswahl der neuen Hausverwaltung zu achten ist
Wer die neue Hausverwaltung nicht nur nach dem laufenden Betrieb, sondern auch nach der Wechselbegleitung bewertet, sollte vor dem Vertragsabschluss konkrete Fragen stellen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fragen und die Antworten zusammen, die auf einen gut organisierten Anbieter hindeuten.
„Nicht jede Verwaltung am Markt ist hochprofessionell", stellt Martin Kassler, Geschäftsführer des VDIV Deutschland, fest (Quelle: haufe.de). Diese Einschätzung gilt besonders für die Übergangsphase, in der Prozessreife und Erfahrung den größten Unterschied machen.
Kosten des Wechsels: Was WEGs kalkulieren müssen
Ein Hausverwalterwechsel ist nicht kostenlos, auch wenn die abberufene Verwaltung keine Abberufungsgebühr verlangen darf. Folgende Kostenpositionen sollten WEGs einplanen:
Wird der Verwalter ohne wichtigen Grund abberufen, läuft der Verwaltervertrag nach §26 Abs. 3 WEG noch bis zu sechs Monate weiter. Der abberufene Verwalter hat Anspruch auf seine Vergütung, muss sich dabei aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen; in der Praxis entspricht das rund 80 % der vereinbarten Vergütung für diesen Zeitraum. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund nach §626 BGB vermeidet diese Nachzahlung, setzt aber einen nachweisbaren Pflichtverstoss voraus.
Hinzu kommen die Kosten für die Eigentümerversammlung, auf der der Wechsel beschlossen wird, sowie gegebenenfalls Notarkosten, falls eine Anpassung der Teilungserklärung erforderlich ist. Eine ordentliche Abberufung auf der regulären ETV verursacht keine Zusatzkosten.
Die neue Hausverwaltung sollte keine Übernahmegebühren verlangen. Seriöse Anbieter schließen den Onboarding-Aufwand in ihr Grundhonorar ein. Wer eine separate „Übernahmegebühr" in Rechnung stellt, sollte nach der Begründung gefragt werden.
Eine Analyse interner Daten von Matera ergibt: Gemeinschaften, die aktiv ihre Verwaltung vergleichen, zahlen im Schnitt 18 % weniger als solche, die beim gleichen Verwalter bleiben (Hugo Lime, Head of Data, Matera). Die Kosten für den Wechsel amortisieren sich dadurch in vielen Fällen innerhalb weniger Jahre.
Häufige Fehler beim Hausverwalterwechsel
Drei Fehler treten beim Hausverwalterwechsel besonders häufig auf und verlängern den Prozess unnötig:
1. Der erste Fehler liegt darin, die neue Hausverwaltung zu spät einzubinden. Viele WEGs suchen erst dann nach einem Nachfolger, wenn die Abberufung bereits beschlossen ist. Sinnvoller ist es, zwei bis drei Angebote einzuholen, bevor der Abberufungsbeschluss gefasst wird. So kann die neue Hausverwaltung bereits auf der Versammlung bestellt werden, auf der die alte abberufen wird.
2. Der zweite Fehler ist die Unterschätzung des Übergabeaufwands. Eigentümer, die nach dem Beschluss mit einem reibungslosen Übergang innerhalb weniger Tage rechnen, werden enttäuscht. Realistische Erwartungen und eine neue Hausverwaltung, die den Zeitplan klar kommuniziert, verhindern Frustration in der Übergangsphase.
3. Der dritte Fehler betrifft die Beschluss-Sammlung: Wenn ältere Beschlüsse fehlen oder unklar formuliert sind, kann das die neue Verwaltung vor Rechtsunsicherheiten stellen. Eigentümer sollten die Beschluss-Sammlung vor dem Wechsel prüfen lassen.
Fazit zum Verwalterwechsel
Ein Hausverwalterwechsel gelingt dann reibungslos, wenn die neue Hausverwaltung nicht erst ab dem ersten Tag des neuen Vertrages aktiv wird, sondern bereits den Übergangsprozess strukturiert begleitet. Anbieter unterscheiden sich weniger in ihren Leistungsbeschreibungen als in ihrer Fähigkeit, die Übernahmephase professionell zu gestalten.
Für WEGs, die konkrete Kriterien zur Auswahl anlegen wollen: Beschlussvorbereitung, proaktive Unterlagenübernahme, transparente Kommunikation über Kosten und klare Ansprechpartner ab dem ersten Kontakt. Diese Punkte sind vor dem Vertragsabschluss prüfbar.
Anbieter wie Matera bieten einen strukturierten Onboarding-Prozess, der Beschlussvorbereitung, Buchhaltungsübergang und Portaleinrichtung als explizite Schritte enthält. Ob dieser Ansatz zur jeweiligen WEG passt, hängt von Standort, Größe und den spezifischen Anforderungen der Gemeinschaft ab.
FAQ: Häufige Fragen zum Hausverwalterwechsel
Wie lange dauert ein Hausverwalterwechsel in der Praxis?
Von der Abberufung der alten bis zur vollständigen Übernahme durch die neue Hausverwaltung vergehen erfahrungsgemäß drei bis sechs Monate. Die operative Übergabe (Unterlagen, Buchhaltung, laufende Verträge) dauert davon vier bis acht Wochen. Die Zeitspanne hängt stark davon ab, wie kooperativ die abberufene Verwaltung bei der Unterlagenübergabe ist.
Welche Anbieter unterstützen aktiv beim Hausverwalterwechsel?
Anbieter mit strukturierten Onboarding-Prozessen bieten explizite Unterstützung bei Beschlussvorbereitung, Unterlagenübernahme und Einrichtung des laufenden Betriebs. Anbieter wie Matera beschreiben diesen Prozess öffentlich in drei Schritten. Inhabergeführte regionale Hausverwaltungen variieren stark, deshalb ist die persönliche Rückfrage vor dem Vertragsabschluss ist empfehlenswert.
Was kostet der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung?
Die neue Hausverwaltung sollte keine separaten Übernahmegebühren verlangen. Kosten entstehen in der Regel durch die Nachvergütung der alten Verwaltung (bis zu sechs Monate, ca. 80 % des Honorars bei Abberufung ohne wichtigen Grund) sowie durch den Organisationsaufwand für die Eigentümerversammlung. Wer einen wichtigen Grund für eine außerordentliche Kündigung nach §626 BGB nachweisen kann, vermeidet die Nachvergütung.
Muss die alte Hausverwaltung die Unterlagen herausgeben?
Ja. Nach §26 WEG ist die abberufene Hausverwaltung zur vollständigen Übergabe aller Verwaltungsunterlagen verpflichtet. Dazu gehören Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Kontoauszüge, laufende Verträge und Versicherungsunterlagen. In der Praxis kommt es zu Verzögerungen. In Einzelfällen ist rechtlicher Druck notwendig.
Kann die WEG gleichzeitig abberufen und neu bestellen?
Ja. Das ist rechtlich zulässig und praktisch empfehlenswert. Auf derselben Eigentümerversammlung, auf der der alte Verwalter abberufen wird, kann die neue Hausverwaltung direkt bestellt werden. Das verkürzt die Übergangszeit und verhindert, dass die WEG vorübergehend ohne Verwalter dasteht.
Was passiert mit dem WEG-Konto beim Wechsel?
Das bestehende WEG-Konto läuft in der Regel auf die alte Hausverwaltung. Nach der Abberufung muss die Gemeinschaft ein neues WEG-Zahlungskonto einrichten. Anbieter, die ein integriertes Zahlungskonto bereitstellen, können diesen Schritt intern und schnell koordinieren. Die Übertragung der laufenden Hausgeld-Einzüge auf das neue Konto sollte innerhalb der ersten vier Wochen abgeschlossen sein.
Lohnt sich ein Wechsel auch für zufriedene WEGs?
Ein aktiver Vergleich lohnt sich unabhängig von der Zufriedenheit, wenn der aktuelle Vertrag ausläuft oder höhere Jahrespreise angekündigt werden. Laut interner Datenanalyse von Matera zahlen WEGs, die aktiv vergleichen, im Schnitt 18 % weniger als Gemeinschaften, die ohne Vergleich beim gleichen Anbieter bleiben.
