Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis öffentlich zugänglicher Daten erstellt: dem Wohnungseigentumsgesetz, Branchenberichten von VDIV und IVD sowie Fachliteratur zum WEG-Recht.
Auf einen Blick
- Die Aufgaben einer Hausverwaltung gliedern sich in drei Bereiche: kaufmännisch, technisch, rechtlich
- Rechtliche Grundlage ist §27 WEG, der die gesetzlichen Pflichten des Verwalters festlegt
- Rund 90 % der WEGs in Deutschland werden von einer professionellen Verwaltung betreut, 10 % verwalten sich selbst
- Seit der WEG-Reform 2020 haben WEGs mit drei oder mehr Eigentümern Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG
Die Hausverwaltung ist für viele WEG-Eigentümer ein Black Box: Man zahlt monatlich Verwaltungsgebühren, aber was genau tut die Verwaltung eigentlich? Dieser Ratgeber gibt einen umfassenden Überblick über die Aufgaben einer Hausverwaltung, von der Buchhaltung über die Organisation der Eigentümerversammlung bis zur Koordination von Sanierungen
Was ist eine Hausverwaltung?
Die Hausverwaltung ist die Organisation, die im Auftrag der Wohnungseigentümergemeinschaft das Gemeinschaftseigentum betreut. Sie kümmert sich um alle kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben, die zur ordnungsgemäßen Verwaltung nach §19 WEG gehören. Die Hausverwaltung wird von der Eigentümerversammlung durch Mehrheitsbeschluss bestellt (§26 WEG) und schließt mit der WEG einen Verwaltervertrag ab.
Es gibt verschiedene Formen der Hausverwaltung, die jeweils unterschiedliche Aufgabenspektren abdecken:
Einen detaillierten Überblick bietet unser Ratgeber zu den Arten von Hausverwaltungen.
Kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung
Der kaufmännische Bereich ist der umfangreichste Aufgabenblock einer Hausverwaltung. Er umfasst alle finanziellen und administrativen Tätigkeiten rund um das Gemeinschaftseigentum.
Technische Aufgaben der Hausverwaltung
Die technischen Aufgaben betreffen den physischen Zustand des Gebäudes und seiner Anlagen. Die Hausverwaltung sorgt dafür, dass das Gemeinschaftseigentum funktionsfähig und sicher bleibt.
Verkehrssicherungspflicht
Ein besonders wichtiger Bereich ist die Verkehrssicherungspflicht. Die Hausverwaltung muss dafür sorgen, dass weder Bewohner noch Dritte durch mangelhaften Zustand des Gebäudes zu Schaden kommen. Dazu gehören:
- Winterdienst (Räumen und Streuen von Zuwegen)
- Ausreichende Beleuchtung in Treppenhäusern und Fluren
- Sicherheit von Spielplätzen und Gemeinschaftsanlagen
- Kontrolle von Bäumen auf Windbruchgefahr
- Funktionsfähigkeit von Brandschutzeinrichtungen
Wird diese Pflicht verletzt, haftet die WEG bzw. die Hausverwaltung für entstandene Schäden.
Rechtliche Aufgaben der Hausverwaltung
Die rechtlichen Aufgaben sind der formal anspruchsvollste Teil der Hausverwaltung. Fehler in diesem Bereich können zu Anfechtung von Beschlüssen oder Haftungsrisiken führen.
Was gehört NICHT zu den Aufgaben einer Hausverwaltung?
Genauso wichtig wie die Aufgaben der Hausverwaltung ist das Wissen darüber, was NICHT zu ihren Pflichten gehört. Typische Irrtümer:
Maßnahmen am Sondereigentum: Reparaturen innerhalb einer Wohnung (z.B. defekter Wasserhahn, kaputte Fliesen) sind Sache des Eigentümers, nicht der Hausverwaltung. Eine Ausnahme gilt, wenn der Schaden auch das Gemeinschaftseigentum betrifft.
Hausmeistertätigkeiten: Die Hausverwaltung ist nicht für praktische Pflegearbeiten zuständig (Kehren, Putzen, Rasen mähen). Diese Aufgaben werden an einen Hausmeister oder Dienstleister vergeben, den die Verwaltung im Auftrag der WEG beauftragt.
Streitigkeiten zwischen Eigentümern: Konflikte zwischen einzelnen Eigentümern (z.B. Lärmbeschwerden, Nachbarschaftsstreit) muss die Verwaltung nicht lösen. Sie kann vermitteln, aber nicht schlichten.
Individuelle Anliegen: Die Hausverwaltung arbeitet für die WEG als Ganzes, nicht für einzelne Eigentümer. Anfragen zu Sonderthemen oder persönlichen Bauvorhaben sind keine Verwaltungsaufgabe.
Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister
Ein häufiger Irrtum: Hausverwalter und Hausmeister sind dasselbe. Tatsächlich übernehmen beide unterschiedliche Funktionen.
Hausverwalter und Hausmeister ergänzen sich: Der Verwalter beauftragt den Hausmeister im Auftrag der WEG und überwacht dessen Arbeit. Der Hausmeister wiederum meldet Schäden und Auffälligkeiten an den Verwalter.
Pflichten nach §27 WEG im Detail
Das Wohnungseigentumsgesetz regelt in §27 die gesetzlichen Pflichten des Verwalters. Dazu gehören:
- Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen — Der Verwalter setzt die auf der ETV beschlossenen Maßnahmen um
- Für die Durchführung der Hausordnung sorgen — Überwachung und Durchsetzung der Regeln
- Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen veranlassen — Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum koordinieren
- In dringenden Fällen sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen treffen — Notmaßnahmen bei akuten Schäden
- Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums einziehen und verwalten — Hausgeldverwaltung
- Fällige Kosten und Lasten begleichen — Rechnungen bezahlen
- Eine Gesamtabrechnung erstellen — Jahresabrechnung
- Einen Wirtschaftsplan aufstellen — Budget für das kommende Jahr
Darüber hinaus definiert §26a WEG die Zertifizierungsanforderungen an den Verwalter (IHK-Prüfung).
Welche Aufgaben übernimmt die Matera Hausverwaltung
Je nach Betreuungsmodell übernimmt die Hausverwaltung Matera mehr oder weniger Aufgaben für die WEG. Welches Modell am besten für Ihre WEG geeignet ist, finden Sie am besten im direkten Gespräch mit dem Anbieter heraus. Hier sind zwei Varianten, die sich in Umfang, Preis und Verantwortlichkeit unterscheiden:
Matera Vollverwaltung: Ein IHK-zertifizierter Hausverwalter nach §26a WEG übernimmt alle kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben der WEG. Dazu gehören die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, die Koordination von Handwerkern und Sanierungsmaßnahmen, die Verwaltung der Erhaltungsrücklage sowie die rechtliche Vertretung der WEG. Der Verwalter ist persönlich vor Ort, unterstützt von einem Team von über 70 Experten (Juristen, Buchhalter, Bauexperten). Das Modell ist in Berlin, Hamburg, Köln, München, Frankfurt und Stuttgart verfügbar und richtet sich an WEGs ab 9 Einheiten, insbesondere große WEGs mit bis zu über 300 Einheiten.
Matera unterstützte Selbstverwaltung: Die Eigentümer übernehmen die Verwaltung ihrer WEG selbst, unterstützt durch eine Plattform mit integriertem WEG-Zahlungskonto, automatischer Rechnungsverbuchung, Tools zur Organisation der Eigentümerversammlung, einem digitalen Dokumentenarchiv und Zugang zu einem Expertenteam aus Juristen und Buchhaltern. Das Modell ist bundesweit verfügbar, besonders gut für kleine und mittelgroße WEGs bis 20 Einheiten geeignet und bietet eine Haftpflichtversicherung für den Verwaltungsbeirat. Die Selbstverwaltung spart laut Matera-Angaben im Schnitt rund 30 % gegenüber einer klassischen Vollverwaltung.
Einen Überblick zu den Kosten beider Modelle bietet unser Ratgeber zu den Hausverwaltungskosten.
Fazit
Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und anspruchsvoll. Vom Wirtschaftsplan über die Eigentümerversammlung bis zur Koordination von Sanierungen deckt eine professionelle Verwaltung den gesamten kaufmännischen, technischen und rechtlichen Bereich ab. Wer als Eigentümer weiß, was in den Aufgabenbereich fällt, kann die Verwaltung besser einschätzen und im Zweifel auf die Einhaltung der Pflichten bestehen. Für kleinere WEGs bietet sich auch die Selbstverwaltung mit Plattform-Unterstützung an, die unseren Ratgeber zur Hausverwaltung für kleine WEGs erklärt.
FAQ: Häufige Fragen zu den Aufgaben einer Hausverwaltung
Was sind die wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung?
Die Hauptaufgaben gliedern sich in drei Bereiche: kaufmännisch (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld-Einzug), technisch (Instandhaltung, Reparaturen, Sanierungen) und rechtlich (Eigentümerversammlung, Beschlussumsetzung, rechtliche Vertretung). §27 WEG listet die gesetzlichen Pflichten auf.
Ist die Hausverwaltung für Reparaturen in meiner Wohnung zuständig?
Nein. Die Hausverwaltung ist nur für das Gemeinschaftseigentum verantwortlich (Dach, Fassade, Heizung, Treppenhaus). Reparaturen innerhalb der Wohnung (z.B. Wasserhähne, Innentüren) sind Sache des Eigentümers. Ausnahmen gibt es, wenn das Gemeinschaftseigentum betroffen ist (z.B. Steigleitungen).
Was ist der Unterschied zwischen Hausverwalter und Hausmeister?
Der Hausverwalter übernimmt die administrative, kaufmännische und rechtliche Betreuung der WEG. Der Hausmeister erledigt praktische Pflegearbeiten: Reinigung, Winterdienst, Kleinreparaturen, Gartenpflege. Der Verwalter beauftragt und überwacht den Hausmeister.
Wie oft muss eine Hausverwaltung berichten?
Mindestens einmal pro Jahr auf der Eigentümerversammlung durch die Jahresabrechnung. Außerdem muss sie auf Anfrage der Eigentümer Auskunft über den Zustand der WEG geben. Viele Verwaltungen bieten darüber hinaus ein Online-Portal, in dem Eigentümer jederzeit den aktuellen Stand einsehen können.
Muss eine Hausverwaltung zertifiziert sein?
Seit der WEG-Reform 2020 haben WEGs mit drei oder mehr Eigentümern Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG. Die Zertifizierung erfolgt über eine IHK-Prüfung. Die Pflicht greift nicht rückwirkend, wird aber bei Neubestellungen angewendet.
Kann ich die Hausverwaltung abberufen, wenn sie ihre Aufgaben nicht erfüllt?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden (§26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung.
Welche Aufgaben übernimmt die Hausverwaltung bei Eigentümerwechsel?
Die Hausverwaltung prüft die Zustimmungserfordernisse (falls in der Teilungserklärung vorgesehen), führt die Mutation (Eigentümerwechsel) in ihren Unterlagen durch und stellt dem neuen Eigentümer alle relevanten Dokumente (Protokolle, Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplan) zur Verfügung.
