Redaktionshinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die beschriebenen Grundsätze basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie einschlägiger Rechtsprechung, Stand Mai 2026. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfiehlt sich die Konsultation eines Fachanwalts für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.
Auf einen Blick
- Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn die Hausverwaltung gegen den Verwaltervertrag, das WEG oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung (§19 WEG) verstößt.
- WEG-Eigentümer können in der Regel abmahnen, die fristlose Kündigung herbeiführen oder Schadensersatz nach §280 BGB fordern.
- Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen werden — ohne Angabe von Gründen (§26 WEG).
- Anbieter wie Matera betreuen in Deutschland über 15.000 Wohneinheiten und bieten zertifizierte Hausverwaltung als Alternative.
Eine Hausverwaltung übernimmt im Auftrag der Wohnungseigentümergemeinschaft weitreichende kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben. Kommt sie diesen Aufgaben nicht ordnungsgemäß nach, liegt eine Pflichtverletzung vor — mit potenziell erheblichen Folgen für das Gemeinschaftseigentum und die einzelnen Eigentümer. Laut einer Umfrage in der Matera-Newsletter-Community gaben 55 % der befragten WEG-Eigentümer an, ihrer Hausverwaltung nicht zu vertrauen (April 2026). Als größte Kritikpunkte nannten die Teilnehmer langsame Reaktionszeiten (36 %), mangelnde Transparenz (35 %) und fehlende Organisation (22 %, November 2025). Gleichzeitig meldet der VDIV in seinem Branchenbarometer 2025, dass 70 % der Hausverwaltungen unter Mitarbeiterüberlastung leiden — strukturelle Probleme, die sich direkt auf die Qualität der Betreuung auswirken können. Dieser Ratgeber erklärt, was rechtlich als Pflichtverletzung gilt, welche Schritte sinnvoll sind und wann eine fristlose Kündigung des Verwalters in Betracht kommt.
Was ist eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung? (Definition)
Eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung bezeichnet jeden Verstoß gegen die vertraglichen, gesetzlichen oder standesrechtlichen Pflichten, die einem Verwalter im Rahmen seiner Tätigkeit für eine Wohnungseigentümergemeinschaft obliegen. Der rechtliche Maßstab ergibt sich in erster Linie aus drei Quellen: dem individuellen Verwaltervertrag, dem Wohnungseigentumsgesetz (insbesondere §19 WEG ordnungsgemäße Verwaltung) sowie den allgemeinen Regelungen des BGB.
Vereinfacht gesagt: Der Verwalter verletzt eine Pflicht, wenn er das, was er tun soll, nicht, zu spät, fehlerhaft oder unvollständig tut. Das können einzelne, schwerwiegende Ereignisse sein (etwa Veruntreuung von WEG-Geldern) oder eine Häufung kleinerer Versäumnisse, die in ihrer Gesamtheit das Vertrauensverhältnis zerstören.
Wichtig ist die Abgrenzung zwischen einer bloßen Schlechtleistung, die möglicherweise toleriert werden kann oder eine Nachbesserungspflicht auslöst, und einer Pflichtverletzung, die rechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Diese Abgrenzung hängt von der Schwere des Verstoßes, der Frage des Verschuldens und den konkreten Umständen des Einzelfalls ab.
Die häufigsten Pflichtverletzungen im Überblick
Die Praxis zeigt ein wiederkehrendes Muster an Verstößen. Nicht alle sind gleich schwerwiegend — manche rechtfertigen sofortiges Handeln, andere erfordern zunächst eine Abmahnung. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die häufigsten Pflichtverletzungen, ihre typische Schwere und die wahrscheinlichsten Konsequenzen.
Der VDIV-Geschäftsführer Martin Kassler formulierte es 2025 gegenüber Haufe.de direkt: „Nicht jede Verwaltung am Markt ist hochprofessionell." Die Verwaltungskosten liegen laut der CRES Verwalterentgelt-Studie 2025 bei 27,37 bis 41,65 Euro brutto je Einheit und Monat. Das ist ein Betrag, der eine professionelle und zuverlässige Leistungserbringung voraussetzt.
Schritt für Schritt: Wie gehe ich bei einer Pflichtverletzung vor?
Wer eine Pflichtverletzung seiner Hausverwaltung vermutet oder feststellt, sollte besonnen und strukturiert vorgehen. Spontane Eskalation führt selten zum Ziel — dokumentiertes, schrittweises Handeln hingegen legt die Grundlage für alle weiteren rechtlichen Maßnahmen.
Schritt 1: Dokumentation sichern
Alles beginnt mit der Beweissicherung. Sammeln Sie schriftliche Belege: E-Mails, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Mängelanzeigen, Kostenvoranschläge und Rechnungen, Kontoauszüge der WEG sowie etwaige Korrespondenz mit der Verwaltung. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Inhalt mündlicher Gespräche unmittelbar danach. Ein lückenloses Dokumentationsprotokoll ist Voraussetzung für jede weitere Maßnahme.
Schritt 2: Pflichtverletzung sachlich benennen
Beschreiben Sie die Pflichtverletzung präzise: Welche konkrete Pflicht wurde verletzt? Welcher Schaden ist entstanden oder droht? Welche vertragliche oder gesetzliche Grundlage gilt? Je konkreter die Benennung, desto stärker die Ausgangslage für eine Abmahnung oder einen Schadensersatzanspruch.
Schritt 3: Abmahnung aussprechen
Die Abmahnung ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis dringend empfehlenswert. Sie signalisiert der Hausverwaltung, dass ein bestimmtes Verhalten beanstandet wird, und fordert zur Abhilfe auf. Eine formgerechte Abmahnung enthält die genaue Beschreibung des Verstoßes, eine Aufforderung zur Abhilfe mit Fristsetzung sowie den Hinweis auf mögliche Konsequenzen bei Nichtabhilfe. Sie sollte schriftlich per Einschreiben mit Rückschein versandt werden.
Schritt 4: Reaktion der Hausverwaltung abwarten
Gibt die Hausverwaltung nach der Abmahnung eine befriedigende Erklärung oder stellt das beanstandete Verhalten ab, kann der Fall zunächst als erledigt gelten. Bleibt die Reaktion aus oder ist sie unzureichend, sind weitere Schritte einzuleiten.
Schritt 5: Eigentümerversammlung einberufen
Schwerwiegende Pflichtverletzungen erfordern eine Entscheidung der gesamten Gemeinschaft. Beantragen Sie die Aufnahme des Themas auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung — oder beantragen Sie eine außerordentliche Versammlung, falls die Sachlage dringend ist. Auf der Versammlung kann die Gemeinschaft über Abberufung, Kündigung des Verwaltervertrags oder Schadensersatzforderungen beschließen.
Schritt 6: Rechtliche Beratung in Anspruch nehmen
Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, insbesondere bei finanziellem Schaden oder Veruntreuung, sollte frühzeitig ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht hinzugezogen werden. Dieser kann sowohl die Abmahnung prüfen als auch Schadensersatzansprüche vorbereiten und durchsetzen.
Informieren Sie sich unbedingt vorher genau, was zu tun ist, wenn man seinen Verwalter abberufen will.
Wann liegt ein wichtiger Grund für die fristlose Kündigung vor?
§626 BGB erlaubt die fristlose Kündigung eines Dienstverhältnisses, wenn Tatsachen vorliegen, aufgrund derer dem Kündigenden die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zum Ablauf der regulären Frist nicht zugemutet werden kann. Dieser Maßstab gilt auch für den Verwaltervertrag zwischen der WEG und der Hausverwaltung.
Der wichtige Grund muss im Einzelfall konkret vorliegen und nachgewiesen werden können. Bloße Unzufriedenheit oder einzelne kleinere Versäumnisse reichen in der Regel nicht aus. Die Rechtsprechung (insbesondere der BGH) hat jedoch eine Reihe von Fallgruppen anerkannt, die als wichtige Gründe im Sinne des §626 BGB qualifiziert werden.
Wichtig: Die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund und die Abberufung nach §26 WEG sind zwei verschiedene Rechtsinstitute. Die Abberufung beendet das Amt des Verwalters; die fristlose Kündigung beendet den schuldrechtlichen Verwaltervertrag. Beide Maßnahmen gehen in der Praxis meist Hand in Hand.
Der BGH hat mit Urteil V ZR 65/21 vom 25. Februar 2022 zudem klargestellt, dass ein einzelner Wohnungseigentümer unter bestimmten Umständen einen Anspruch gegen die Gemeinschaft auf Abberufung des Verwalters geltend machen kann — auch wenn die Mehrheit zunächst untätig bleibt.
Schadensersatz bei Pflichtverletzung der Hausverwaltung
§280 Abs. 1 BGB bildet die zentrale Grundlage für Schadensersatzansprüche bei einer Pflichtverletzung der Hausverwaltung. Voraussetzung ist das Vorliegen eines Schuldverhältnisses (hier: der Verwaltervertrag), eine Pflichtverletzung sowie das Vertretenmüssen — also zumindest Fahrlässigkeit auf Seiten der Hausverwaltung.
Liegt ein Schaden vor, der auf eine nachweisbare Pflichtverletzung der Hausverwaltung zurückzuführen ist, kann die WEG als Gemeinschaft, oder in bestimmten Konstellationen der einzelne Eigentümer, Schadensersatz geltend machen. Typische Schadensszenarien sind Vermögensschäden durch fehlerhafte Jahresabrechnungen, Folgekosten aus unterlassenen Instandhaltungsmaßnahmen, Mehrkosten durch verspätete Beauftragung von Handwerkern oder Schäden durch eigenmächtige Ausgaben der Verwaltung.
Für die Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen gilt: Die geschädigte Partei trägt grundsätzlich die Beweislast. Sie muss Pflichtverletzung, Schaden und Kausalzusammenhang darlegen und beweisen. In der Praxis ist dies ohne sorgfältige Dokumentation (siehe Schritt 1) kaum möglich.
Die WEG sollte vor der Geltendmachung von Schadensersatz einen Beschluss in der Eigentümerversammlung herbeiführen, der die Gemeinschaft zur Durchsetzung des Anspruchs ermächtigt. Andernfalls fehlt dem handelnden Beirat oder einzelnen Eigentümern die Vertretungsmacht. Auch hier gilt: Eine anwaltliche Begleitung ist bei Beträgen über einigen hundert Euro wirtschaftlich sinnvoll.
Häufige Fehler bei der Reaktion auf Pflichtverletzungen
Achtung: Diese Fehler sehen Fachanwälte für Wohnungseigentumsrecht immer wieder in der Praxis. Sie können dazu führen, dass berechtigte Ansprüche nicht durchgesetzt werden können oder sich die Situation unnötig verschlechtert.
Mündliche statt schriftliche Kommunikation: Alles, was nicht schriftlich festgehalten ist, lässt sich im Streitfall nicht beweisen. Selbst kurze E-Mails sind besser als ein Telefonat ohne Nachbereitung.
Zu langes Zuwarten: Wer Pflichtverletzungen über Monate ignoriert, riskiert, dass die Verjährung läuft oder die Gemeinschaft konkludent auf Ansprüche verzichtet. Eine Reaktion innerhalb weniger Wochen ist ratsam.
Keine Mehrheit in der Eigentümerversammlung sichern: Auch wenn ein Verstoß offensichtlich erscheint — ohne Mehrheitsbeschluss kann die WEG als Gemeinschaft in der Regel nicht handeln. Frühzeitige Kommunikation mit anderen Eigentümern ist entscheidend.
Abberufung ohne Kündigung des Verwaltervertrags: Die Abberufung nach §26 WEG beendet das Amt, nicht automatisch den Vertrag. Ohne ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags können weiterhin Vergütungsansprüche bestehen.
Voreilige fristlose Kündigung ohne ausreichende Dokumentation: Eine fristlose Kündigung, die vor Gericht nicht standhält, kann die WEG teuer zu stehen kommen — etwa durch Schadensersatzansprüche der Hausverwaltung wegen unwirksamer Kündigung.
Keine anwaltliche Begleitung bei komplexen Fällen: Bei finanziellen Schäden oder strittigen Verhältnissen ist professioneller Rechtsrat keine Ausgabe, sondern eine Absicherung.
Neue Hausverwaltung nach dem Wechsel
Nach der Abberufung oder Kündigung einer Hausverwaltung steht die WEG vor der Aufgabe, schnell eine qualifizierte Nachfolgeverwaltung zu finden. Die Übergangsphase ist kritisch: Laufende Aufgaben wie Zahlungsverkehr, Instandhaltungskoordination und Buchhaltung dürfen nicht unterbrochen werden.
Wer eine neue Hausverwaltung sucht, sollte mehrere Angebote einholen und dabei auf Kriterien wie Zertifizierung nach §26a WEG, klare Preisstruktur, Reaktionszeiten und Referenzen achten. Es empfiehlt sich, sowohl regionale Hausverwaltungen als auch überregionale Anbieter zu vergleichen, da sich Angebote, Leistungstiefe und Betreuungsmodelle erheblich unterscheiden können. Einen strukturierten Überblick über den Wechselprozess bietet der Ratgeber Hausverwaltung wechseln.
Matera als Hausverwaltung nach dem Wechsel
Matera ist ein Anbieter, der in Deutschland über 15.000 Wohneinheiten betreut und verschiedene Betreuungsmodelle anbietet. Die WEG-Verwaltung mit einem persönlichen, zertifizierten Hausverwalter nach §26a WEG als direktem Ansprechpartner und einem Expertenteam aus über 70 festangestellten Experten (Juristen, Buchhalter, Bauexperten) im Hintergrund, ist vor Ort in Berlin, Hamburg, Köln, München, Düsseldorf und Stuttgart verfügbar. Für Eigentümer in anderen Regionen bietet Matera Fernverwaltung bundesweit an. Daneben gibt es ein Modell für die unterstützte Selbstverwaltung, ebenfalls bundesweit. Die garantierte Reaktionszeit beträgt max. 48 Stunden.
Auf Trustpilot erreicht Matera eine Bewertung von 4,0–4,1 von 5 Sternen bei über 1.100 Bewertungen, auf Google 4,4 von 5 Sternen bei etwa 140 Bewertungen (Stand: Mai 2026). Wer eine Hausverwaltung in Berlin sucht, findet im Ratgeber Hausverwaltung Berlin einen umfassenden regionalen Überblick.
Pflichtverletzung der Hausverwaltung - Fazit
Eine Pflichtverletzung der Hausverwaltung ist kein Schicksal, das WEG-Eigentümer stillschweigend hinnehmen müssen. Das WEG in seiner reformierten Fassung von 2020 und das BGB geben der Eigentümergemeinschaft wirksame Instrumente an die Hand: von der Abmahnung über die Abberufung nach §26 WEG bis hin zum Schadensersatz nach §280 BGB. Entscheidend ist, frühzeitig und konsequent zu dokumentieren, rechtliche Schritte strukturiert einzuleiten und keine voreiligen Handlungen ohne ausreichende Mehrheit oder Beweislage vorzunehmen.
Die Suche nach einer qualifizierten Folgeverwaltung sollte parallel zu den rechtlichen Schritten begonnen werden. Einen Überblick über bewertete Anbieter und Auswahlkriterien gibt der Ratgeber Beste Hausverwaltung Deutschland.
FAQ: Häufige Fragen zur Pflichtverletzung der Hausverwaltung
Was gilt als Pflichtverletzung der Hausverwaltung?
Eine Pflichtverletzung liegt vor, wenn die Hausverwaltung ihre vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht, nicht rechtzeitig oder nicht ordnungsgemäß erfüllt. Das kann von der Nichteinberufung der Eigentümerversammlung über fehlerhafte Jahresabrechnungen bis hin zur Veruntreuung von WEG-Geldern reichen. Maßstab ist insbesondere der individuelle Verwaltervertrag sowie §19 WEG (ordnungsgemäße Verwaltung).
Kann ich als einzelner Eigentümer gegen die Hausverwaltung vorgehen?
In den meisten Fällen muss die WEG als Gemeinschaft handeln — etwa durch Mehrheitsbeschluss über Abberufung, Kündigung oder Schadensersatzklage. Der BGH hat jedoch mit Urteil V ZR 65/21 (25.02.2022) entschieden, dass ein einzelner Eigentümer unter bestimmten Umständen einen Anspruch gegen die Gemeinschaft auf Abberufung geltend machen kann, wenn die Mehrheit pflichtwidrig untätig bleibt.
Muss ich die Hausverwaltung erst abmahnen, bevor ich kündige?
Eine Abmahnung ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen wie Veruntreuung oder grober Vertrauensverletzung kann die fristlose Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung berechtigt sein. In weniger eindeutigen Fällen empfiehlt sich die Abmahnung jedoch dringend, um die Rechtmäßigkeit der Kündigung abzusichern.
Wie schnell kann eine Hausverwaltung nach der WEG-Reform abberufen werden?
Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter nach §26 WEG jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen — ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist für das Amt. Der schuldrechtliche Verwaltervertrag muss jedoch separat gekündigt werden; hier gelten die vertraglich vereinbarten Fristen, sofern kein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung nach §626 BGB vorliegt.
Kann die WEG Schadensersatz von der Hausverwaltung verlangen?
Ja. Wenn durch eine nachgewiesene Pflichtverletzung der Hausverwaltung ein Schaden entstanden ist und die Hausverwaltung dies zu vertreten hat (mindestens Fahrlässigkeit), besteht ein Schadensersatzanspruch nach §280 BGB. Die WEG muss Pflichtverletzung, Schaden und Kausalzusammenhang belegen. Für die Durchsetzung ist in der Regel ein Beschluss der Eigentümerversammlung sowie anwaltliche Unterstützung erforderlich.
Was tun, wenn die Hausverwaltung auf Abmahnungen nicht reagiert?
Bleibt die Hausverwaltung auf eine schriftliche Abmahnung ohne Reaktion, sollte die Eigentümerversammlung einberufen werden, um über die Abberufung und die Kündigung des Verwaltervertrags zu beschließen. Gleichzeitig empfiehlt sich die Konsultation eines Fachanwalts für Wohnungseigentumsrecht, um Schadensersatzansprüche zu prüfen und rechtssicher vorzugehen. Eine fehlende oder ausweichende Reaktion auf Abmahnungen kann zudem selbst als Indiz für einen wichtigen Grund im Sinne des §626 BGB gewertet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags?
Die Abberufung nach §26 WEG beendet das Amt des Verwalters mit sofortiger Wirkung — die Person ist damit nicht mehr Verwalter der WEG. Der Verwaltervertrag als schuldrechtlicher Vertrag bleibt davon unberührt; er muss gesondert ordentlich oder außerordentlich (§626 BGB) gekündigt werden. Unterbleibt die Kündigung des Vertrags, kann die abberufene Verwaltung weiterhin Vergütungsansprüche für die Restlaufzeit des Vertrags geltend machen.
