Redaktionshinweis: Dieser Ratgeber wurde von der Redaktion bestehausverwaltung.com auf Basis öffentlich zugänglicher Daten erstellt: WEG-Gesetz (gesetze-im-internet.de), VDIV-Branchenbarometer 2025 (vdiv.de), Fachliteratur und öffentlichen Gerichtsentscheidungen.
Auf einen Blick
- Eine Hausverwaltung gilt als untätig, wenn sie ihre gesetzlichen Pflichten aus §27 WEG nicht erfüllt: keine Reparaturen beauftragt, nicht auf Anfragen reagiert, Beschlüsse nicht umsetzt oder die Eigentümerversammlung nicht einberuft.
- Der erste Schritt ist immer eine schriftliche, datierte Aufforderung mit Fristsetzung — sie ist die Grundlage für alle weiteren rechtlichen Schritte.
- Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ohne einen wichtigen Grund nachweisen zu müssen (§26 Abs. 3 WEG).
- Anbieter wie Matera setzen mit garantierten Reaktionszeiten von max. 48 Stunden und einem festen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG einen messbaren Standard für WEG-Eigentümer.
Nicht erreichbare Verwaltungen, monatelang offene Reparaturen, keine Reaktion auf Anfragen, Jahresabrechnungen, die auf sich warten lassen: Das ist kein Einzelschicksal. Das VDIV-Branchenbarometer 2025 zeigt, dass 70 % der deutschen Hausverwaltungen unter Mitarbeiterüberlastung leiden und 57 % bereits unrentable Mandate aufgegeben haben (vdiv.de). Für viele WEG-Eigentümer ist das Ergebnis eine Hausverwaltung, die zu wenig tut. Was WEG-Eigentümer konkret unternehmen können und in welcher Reihenfolge, erklärt dieser Ratgeber.
Wann gilt eine Hausverwaltung als untätig?
Eine Hausverwaltung gilt als untätig, wenn sie die Aufgaben, zu denen sie nach §27 WEG und dem Verwaltervertrag verpflichtet ist, nicht oder nur unzureichend erfüllt. Das Gesetz schreibt dem Verwalter vor, alle Maßnahmen zu treffen, die einer ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen.
Praktisch äußert sich Untätigkeit in verschiedenen Formen:
Schritt für Schritt: Was tun, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert?
Der Erfolg beim Vorgehen gegen eine untätige Hausverwaltung hängt stark davon ab, ob jeder Schritt dokumentiert und in der richtigen Reihenfolge eingeleitet wird. Die meisten Fehler entstehen dadurch, dass Eigentümer zu schnell zu drastischen Maßnahmen greifen, ohne die formalen Voraussetzungen erfüllt zu haben.
Schritt 1: Dokumentation aufbauen Bevor irgendein offizieller Schritt eingeleitet wird, sollte eine chronologische Dokumentation aller Kontaktversuche und Reaktionen (oder Ausbleiben davon) erstellt werden. Datum, Kommunikationsweg (E-Mail, Brief, Telefon) und Inhalt jeder Anfrage festhalten. Diese Dokumentation ist die Beweisgrundlage für alle späteren Maßnahmen.
Schritt 2: Schriftliche Fristsetzung Der erste offizielle Schritt ist ein schriftliches Schreiben an die Hausverwaltung, das das Problem klar benennt, konkrete Maßnahmen fordert und eine angemessene Frist setzt (üblich: 14 Tage bei normalen Vorgängen, bei Notfällen kürzer). Das Schreiben per Einschreiben versenden oder per E-Mail mit Lesebestätigung. Wichtig: Das Schreiben im Namen der WEG (nicht nur eines einzelnen Eigentümers) abfassen.
Schritt 3: Verwaltungsbeirat einschalten Wenn die WEG einen Verwaltungsbeirat hat, sollte dieser informiert und um Unterstützung gebeten werden. Der Beirat kann die Hausverwaltung offiziell anschreiben und hat nach §29 WEG eine Kontrollaufgabe. Ein Beiratsschreiben hat mehr formales Gewicht als das eines einzelnen Eigentümers.
Schritt 4: Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen Zeigt die Hausverwaltung weiterhin keine Reaktion, können mindestens 25 % der Wohnungseigentümer (nach dem Kopfprinzip) verlangen, dass eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen wird (§24 Abs. 2 WEG). Reagiert die Hausverwaltung auf dieses Verlangen nicht, können Beiratsvorsitzender oder ein dazu ermächtigter Eigentümer die ETV selbst einberufen.
Schritt 5: Abmahnung aussprechen Bleibt die Fristsetzung erfolglos, folgt die förmliche Abmahnung. Sie benennt die Pflichtverletzung präzise, setzt eine letzte Frist und kündigt an, dass bei weiterer Untätigkeit die Abberufung oder eine Klage eingeleitet wird. Die Abmahnung ist keine Pflicht, stärkt aber die Rechtsposition erheblich.
Schritt 6: Abberufung beschließen Wenn alle vorherigen Schritte ohne Ergebnis bleiben, kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter auf einer Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit abberufen (§26 Abs. 3 WEG). Seit der WEG-Reform 2020 ist kein wichtiger Grund mehr erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bei schwerwiegender Pflichtverletzung ist eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund (§626 BGB) möglich, die die Vergütungspflicht sofort beendet.
Rechtliche Möglichkeiten im Überblick
Bei Pflichtverletzung der Hausverwaltung oder schwerwiegenden Versäumnissen, die konkrete Schäden am Gemeinschaftseigentum verursacht haben, kommt zusätzlich Schadensersatz nach §280 BGB in Betracht.
Häufige Fehler beim Vorgehen gegen eine untätige Hausverwaltung
Der häufigste Fehler ist das Überspringen der Dokumentations- und Fristsetzungsphase. Wer sofort mit rechtlichen Drohungen reagiert, ohne einen klaren Nachweis der Untätigkeit aufgebaut zu haben, schwächt die eigene Position.
Wann ist ein Verwalterwechsel die bessere Lösung?
Wiederholte Untätigkeit ist meistens ein strukturelles Problem und kein kurzfristiger Aussetzer. Wenn die Hausverwaltung mehrfach auf schriftliche Anfragen nicht reagiert, Reparaturen dauerhaft nicht beauftragt oder Jahresabrechnungen seit Monaten ausstehen, ist die Frage nicht mehr, ob man die Verwaltung wechseln soll, sondern wann und wie.
Ein Verwalterwechsel ist besonders sinnvoll, wenn die Kommunikation dauerhaft einseitig ist, der Verwalter nicht mehr erreichbar ist oder bereits mehrere Eigentümer unabhängig voneinander dasselbe Problem beschreiben. Informieren Sie sich, wie Sie die Hausverwaltung wechseln können und wie der Verwalter abberufen werden kann.
Matera als Hausverwaltung nach dem Wechsel
Wer nach einem Verwalterwechsel einen Anbieter sucht, der Reaktionszeiten schriftlich garantiert, findet bei Matera drei Betreuungsmodelle:
Die Vollverwaltung stellt jeder WEG einen persönlichen, IHK-zertifizierten Hausverwalter nach §26a WEG als namentlich bekannten Ansprechpartner vor Ort bereit. Dieser übernimmt alle kaufmännischen, technischen und rechtlichen Aufgaben, unterstützt von über 70 festangestellten Experten (Juristen, Buchhaltern, Bauexperten). Die garantierte Reaktionszeit beträgt max. 48 Stunden. Die Vollverwaltung ist verfügbar in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf, München und Stuttgart.
Die Fernverwaltung bietet dieselben Leistungen ohne Verwalter vor Ort, bundesweit, mit Kommunikation per Telefon, E-Mail oder Videocall.
Die unterstützte Selbstverwaltung gibt WEGs alle Werkzeuge für die eigenständige Verwaltung, mit Zugang zum Expertenteam und einer Plattform für Buchhaltung, Dokumentenmanagement und Eigentümerversammlungen.
Einen Überblick über Kundenerfahrungen liefert der Artikel Matera Erfahrungen.
Fazit: Wenn die Hausverwaltung nicht handelt
Wenn eine Hausverwaltung nicht handelt, haben WEG-Eigentümer konkrete rechtliche Mittel, um Abhilfe zu schaffen. Der Schlüssel liegt in der richtigen Reihenfolge: erst Dokumentation und schriftliche Fristsetzung, dann Beirat einschalten, dann Abmahnung, zuletzt Abberufung oder Klage. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung des Verwalters deutlich einfacher geworden: Eine einfache Mehrheit auf der Eigentümerversammlung reicht aus, ohne Nachweis eines wichtigen Grundes. Wer nach einem Wechsel einen zuverlässigen Neustart sucht, sollte bei der Auswahl des neuen Anbieters explizit nach garantierten Reaktionszeiten und einem festen Ansprechpartner fragen.
FAQ — Häufige Fragen: Hausverwaltung macht nichts
Was kann ich tun, wenn meine Hausverwaltung nicht auf E-Mails antwortet?
Schriftliche Fristsetzung per Einschreiben an die Hausverwaltung schicken, im Namen der WEG. Darin konkrete Anfragen und eine Frist von 14 Tagen benennen. Das Schreiben datieren und eine Kopie behalten. Wenn auch das ohne Reaktion bleibt, folgen Abmahnung und ggf. Abberufung.
Darf ich als einzelner Eigentümer die Hausverwaltung abmahnen?
Grundsätzlich ja, aber wirksamer ist es, im Namen der WEG zu handeln. Die Abmahnung durch die WEG oder den Verwaltungsbeirat hat mehr rechtliches Gewicht und stärkt eine eventuelle spätere Klage.
Kann eine WEG die Hausverwaltung ohne Grund abberufen?
Ja, seit der WEG-Reform 2020 (§26 Abs. 3 WEG) ist eine Abberufung jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich, ohne dass ein wichtiger Grund nachgewiesen werden muss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Was passiert, wenn die Hausverwaltung abberufen wird, aber noch keine neue gefunden ist?
Die WEG kann beim Amtsgericht die Bestellung eines Notverwalters beantragen. Der Notverwalter übernimmt die dringendsten Verwaltungsaufgaben, bis ein neuer Verwalter bestellt ist.
Wann hat die Hausverwaltung eine Jahresabrechnung vorzulegen?
Das WEG-Gesetz (§28 WEG) schreibt keine feste Frist vor, verlangt aber eine zeitnahe Vorlage nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Wenn die Abrechnung sechs Monate oder länger ausbleibt, kann die WEG die Hausverwaltung per Fristsetzung zur Vorlage verpflichten und bei weiterer Weigerung klagen.
Kann ich Schadensersatz von der Hausverwaltung verlangen, wenn sie Reparaturen nicht beauftragt hat?
Wenn durch die Untätigkeit der Hausverwaltung nachweisbare Schäden am Gemeinschaftseigentum entstanden sind, ist Schadensersatz nach §280 BGB möglich. Voraussetzung: schuldhafte Pflichtverletzung des Verwalters und nachweisbarer Schaden.
